Bürotechnik

Entdecken Sie neues aus unserem Blog zum Thema Bürotechnik.

Unsere neusten Beiträge

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Die E-Rechnungspflicht gilt: So optimieren Sie Ihre Prozesse mit ELO Invoice
Die digitale Transformation hat einen weiteren Meilenstein erreicht: Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Diese Neuerung betrifft alle Unternehmen, die Leistungen zwischen Unternehmern (B2B) erbringen, und stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung dar. Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch eine große Chance, Ihre Geschäftsprozesse effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Mit ELO Invoice, unserer umfassenden Lösung für digitales Rechnungsmanagement, sind Sie bestens aufgestellt.
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Next Level der virtuellen Zusammenarbeit - Medientechnik & digitale Meetingkultur
Die Art und Weise, wie wir Meetings abhalten, hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Mit dem Aufkommen neuer Collaboration-Lösungen und Medientechnologien haben sich nicht nur die Werkzeuge, sondern auch die Kultur und Dynamik von Besprechungen gewandelt. Zum Glück! Konventionelle Besprechungen waren meist charakterisiert durch stundenlange, langatmige Sitzungen in Konferenzräumen, die eine physische Anwesenheit aller Teilnehmer zwingend erforderten. Man folgte einer starren Agenda, bei der ein Vortragender nach dem anderen das Wort ergriff und wenig Raum für Interaktivität, kreativen Austausch und echte zielführende Zusammenarbeit war.
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E-Rechnungsplicht ab dem 01. Januar 2025 – Was Sie jetzt beachten müssen
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren fast alle Unternehmensbereiche erfasst und tiefgreifend verändert. Besonders im Rechnungswesen zeigt sich dieser Wandel deutlich: Manuelle, papierbasierte Prozesse werden zunehmend durch digitale und automatisierte Abläufe ersetzt. Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland ein weiterer Meilenstein in dieser Entwicklung erreicht – die Einführung der E-Rechnungspflicht. Diese Veränderung betrifft alle Unternehmen und erfordert eine rechtzeitige und gründliche Vorbereitung. In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie jetzt über die E-Rechnungspflicht wissen und beachten müssen.
8 min. lesen
Ein Schnelleinstieg in die Welt des digitalen Arbeitens
Effizientes Dokumenten- und Informationsmanagement ist in der heutigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung. Eine Enterprise Content Management (ECM) Lösung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: Sie ermöglicht das schnelle Suchen und Finden von Dokumenten, fördert die unternehmensweite Zusammenarbeit und Kommunikation und beschleunigt interne Abläufe durch digitale Workflows. Mitarbeiter können sich so auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, während manuelle Ablage, aufwändige Suchen in Informationsinseln und analoge Prozesse der Vergangenheit angehören.
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Ransomware hoch zwei: Doppelt abgezockt
Wer nach erpresserischen Cyberangriffen an die Kriminellen zahlt, um seine Daten wieder zu erhalten, begibt sich auf dünnes Eis. Denn Statistiken aus dem jüngsten Rubrik Zero Labs Report zeigen: Mehr als die Hälfte (57 Prozent) der in Deutschland befragten Unternehmen geben an, dass sie Lösegeld für verschlüsselte Daten bezahlt haben. Von diesen konnten dennoch nur 24 Prozent der Unternehmen alle ihre Daten wiederherstellen. Eine bittere Bilanz, wenn sowohl das Geld als auch die Daten weg sind. Das kann das Ergebnis eines „Double Extortion“ Ransomware-Angriffs sein. Angreifer setzen dabei zusätzlich zur Verschlüsselung auf eine vorherige Datenexfiltration. Unabhängig davon, ob das betroffene Unternehmen das Lösegeld zur Entschlüsselung der Daten bezahlt oder nicht, haben die Angreifer damit die Möglichkeit einer weiteren Angriffswelle: die Veröffentlichung der Daten. Selbst nach der Zahlung des Lösegeldes und einer angeblich zugesagte „Freigabe“ der Daten steht also immer die Gefahr im Raum, dass sensible Daten veröffentlicht werden könnten – und damit eine weitere Geldforderung im Postfach landet. Und das kann teuer werden.
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Sicherheit von Druckern und Kopierern: Unterschätzte Risiken und Schutzmaßnahmen
Unternehmen verfolgen vermehrt digitale Sicherheitsstrategien, doch leider werden die physischen Aspekte oft übersehen. In diesem Beitrag richten wir unser Augenmerk auf die oft unterschätzten Risiken im Zusammenhang mit Druck- und Kopiersystemen und präsentieren effektive Schutzmaßnahmen, einschließlich Secure-Print und dem sicheren Umgang mit den in diesen Systemen integrierten Festplatten.
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Die Rolle von ECM-Systemen in der IT-Sicherheit: Schutz, Effizienz und Compliance
In einer Zeit, in der Sicherheitsbedenken die Schlagzeilen beherrschen und Unternehmen vermehrt mit den Folgen von Cyberangriffen konfrontiert sind, ist IT-Sicherheit zu einem unverzichtbaren Bestandteil jeder Unternehmensstrategie geworden. Dieser Blogbeitrag wirft einen detaillierten Blick auf die Sicherheitsaspekte im Zusammenhang mit Enterprise Content Management (ECM).
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Endpoint-Sicherheit: Die Rolle von Clients in der Gesamtsicherheitsstrategie
In der heutigen digitalen Ära sind Clients, darunter Desktops und Laptops, das Bindeglied zwischen Mitarbeitern und den digitalen Ressourcen eines Unternehmens. Leider sind sie auch häufig das primäre Ziel von Cyberangriffen. In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die entscheidende Rolle von Clients in der Gesamtsicherheitsstrategie eines Unternehmens und stellen bewährte Praktiken vor, um die Endpoint-Sicherheit zu stärken.
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Multispace Büro - Das Allroundtalent für Modernes Arbeiten
Wenn wir an ein klassisches Großraumbüro denken, haben wir wahrscheinlich alle ein ähnliches Bild im Kopf: Hoher Geräuschpegel, Ablenkungen an jeder Ecke und ein Mangel an Privatsphäre. Doch moderne und intelligent gestaltete Openspace-Büros widerlegen diese Vorurteile. Im Gegenteil, sie erleichtern oft die Kommunikation untereinander. Um New Work optimal im Unternehmen umzusetzen, bietet das sogenannte Multispace Büro die besten Voraussetzungen. Hier werden im offenen Raum passende Lösungen für viele verschiedene Arbeitsweisen geschaffen und auf alle Bedürfnisse der Mitarbeiter eingegangen.
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Digitales Vertragsmanagement - einfach, sicher und effizient
Erfahren Sie, was eine zeitgemäße digitale Vertragsverwaltung ausmacht und wie Sie ECM-System unternehmensweit alle Vertragsprozesse im Blick behalten. Die Zahl der Verträge steigt stetig und oft liegen die Verträge den zuständigen Mitarbeitern oder Fachabteilungen gar nicht oder nur unvollständig vor, weil sie über verschiedene Abteilungen oder Unternehmensstandorte verstreut sind. Bei der herkömmlichen, papiergebundenen Vertragsverwaltung ist die Überwachung von Fristen und Vereinbarungen oft mit großem Aufwand verbunden. Ein systematischer und schneller Zugriff auf alle benötigten Unterlagen und Informationen ist so unmöglich und der Überblick geht schnell verloren. Ein digitales Vertragsmanagement hilft Ihnen bei der Verwaltung und Überwachung all Ihrer ein- und ausgehenden Verträge. In Verbindung mit einem ECM-System laufen alle Daten und Informationen Ihres Unternehmens an zentraler Stelle zusammen.
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Effizientere Arbeitsabläufe dank maßgeschneiderter mobiler Apps
Optimierung von Arbeitsabläufen mit STREIT Enterprise Apps In einer Ära, in der mobile Apps einen festen Platz in unserem Alltag haben, ist es keine Überraschung, dass sie auch im Geschäftsumfeld enormen Nutzen bieten können. Von Online-Shopping über Reisebuchungen bis hin zu Banktransaktionen – für nahezu jeden Anwendungsbereich gibt es mittlerweile eine passende mobile Anwendung. Doch wussten Sie schon, dass Sie mithilfe von Enterprise Apps von STREIT, powered by engomo, speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Anwendungen entwickeln können, um Arbeitsprozesse effizienter und nutzerfreundlicher zu gestalten?
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5 Schritte zur erfolgreichen Einführung eines ECM-Systems
Wenn Sie bereit sind, in Ihrem Unternehmen Bestehendes zu verändern und Ihre betrieblichen Abläufe auf den Prüfstand zu stellen, dann haben Sie den ersten wichtigen Schritt zur Einführung eines ECM-System bereits hinter sich. Dabei geht es nicht darum, bewährte Abläufe abzuschaffen oder gar Arbeitsplätze abzubauen. Es geht vielmehr um ein Umdenken, gerade bei wiederkehrenden analogen Prozessen, die Sie und Ihre Mitarbeiter davon abhalten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – den geschäftlichen Erfolg Ihres Unternehmens. Steigern Sie Ihre Effizienz durch ein ECM-System: Optimal eingebunden in Ihre bestehende IT-Landschaft sorgt ECM für automatisierte Prozesse, digitales Informationsmanagement sowie Sicherheit und Datenschutz. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein ECM-System erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen und was es zu beachten gilt.
3 min. lesen
Steigern Sie Ihre Effizienz durch ECM (Enterprise-Content Management)
In der heutigen digitalen Welt generieren Unternehmen immer mehr Informationen und Dokumente, die sie verwalten und archivieren müssen. Ohne eine strukturierte und effektive Lösung zur Verwaltung dieser Daten können Unternehmen mit zahlreichen Problemen konfrontiert werden, wie beispielsweise ineffiziente Arbeitsabläufe, unzureichende Compliance und Datenschutzverletzungen. Enterprise-Content-Management (ECM) bietet Ihnen eine Lösung für diese Herausforderungen, indem es Ihrem Unternehmen eine zentrale Plattform zur Verwaltung und Organisation von Informationen und Dokumenten bereitstellt. Steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen durch die erfolgreiche Einführung von ECM.
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Mobil, flexibel und interaktiv
Wenn Technik und Arbeitskonzept harmonieren Man kann es nicht oft genug wiederholen: Die Arbeitsplatzkultur verändert sich gerade rasant. Nur wer seinen Mitarbeitenden mobile und flexible Arbeitsplätze bietet, bleibt auf lange Sicht wettbewerbsfähig und kann dem Fachkräftemangel entgegentreten. Dieser Erkenntnis hat sich auch STREIT in den letzten Jahren gestellt und beim Firmenneubau in Gengenbach noch einmal massiv in Lösungen im Bereich New Work investiert. Klar ist: Die Technik muss zum Arbeitskonzept und zu den Arbeitsprozessen passen. Mobile Mitarbeitende brauchen überall optimale WLAN-Anbindung, simples plug & play oder drahtlose Anbindung sowie die gesamte Technik für kollaboratives Arbeiten. Je einfacher die Technik nutzbar ist, desto einfacher und effizienter das Arbeiten und desto mehr Spaß macht es zu arbeiten. Die Devise lautet bei uns: simpel, schnell und connected.
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WLAN Ausleuchtung
Überall im Firmengebäude ist ein perfektes WLAN sehr sehr wichtig. In humorvollen Cartoons ist es sogar schon Teil der Maslowschen Bedürfnispyramide. Doch leider kennen viele von uns schlechten WLAN-Empfang, der mobiles Arbeiten unmöglich macht. Nichts ist frustrierender und kostspieliger, als wenn Arbeitsvorgänge immer wieder abgebrochen werden müssen, weil das Netz instabil ist. Die Realität in den Bestandsgebäuden spricht jedoch eine klare Sprache: Hier herrscht oft dringender Nachholbedarf. Wer Funklöcher vermeiden will und die beste Verbindung mit höchster WLAN-Qualität anstrebt, sollte sich über die optimale WLAN-Ausleuchtung, die Gebäudestruktur und Schwachpunkte im eigenen Betrieb ernsthafte Gedanken machen. Mittlerweile benötigen auch immer mehr IoT-Geräte, etwa in der Produktion, starke WLAN-Verbindungen, Tendenz stark steigend. Noch mehr Gründe also, sich Gedanken zu machen.
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Digitale Raumbuchung
Überblick und schnelles Buchungsmanagement Eine neue Art der intelligenten digitalen Raumbuchung hält mehr und mehr Einzug in Firmen- und Verwaltungsgebäuden und erleichtert die effiziente Terminplanung. Mit einer Raumverwaltungs-Software endet die oft Nerv tötende Suche nach geeigneten freien Räumen, um etwa spontan ein Projekt mit Teamkollegen oder Kunden zu besprechen.
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Ist die Wahl des richtigen Videokonferenzsystems eigentlich eine Glaubensfrage?
Hybride Meetings für eine komplexe Zusammenarbeit Sind Videokonferenzsysteme eigentlich eine Glaubensfrage? Wer sich über die Wahl der geeigneten Software in Gespräche verwickelt, stellt rasch fest: Die einen schwören auf Webex, die anderen auf Zoom oder Goto meeting, Slack, Big Blue Button oder auf Microsoft Teams oder whatever. Wie also das geeignete System auswählen? Aus der persönlichen Erfahrung lässt sich sagen: Alle haben ihre Berechtigung und ihre jeweiligen Vorteile. Die Frage ist eher: Was will ich damit erreichen? Auf welcher Infrastruktur setze ich auf?
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Videosysteme
Tipps für interaktive und hybride Zusammenarbeit Hybride Meetings sind das Zauberwort der Stunde. Hybrid bedeutet hier die Mischung aus physischer und digitaler Anwesenheit. MS Surface Hub, Clickshare, Leinwand, Displays … viele Begriffe schwirren einem um die Ohren, wenn man sich als Mitarbeiter in der Teeküche darüber unterhält. Der ganzheitliche hybride Arbeitsplatz mit großer Leinwand ist mittlerweile ein großes Thema für jedes Unternehmen. Denn die Situation spätestens seit Corona ist die: Manche Mitarbeitende sind physisch vor Ort, manche schalten sich von zuhause zu oder von einem Café oder von innerhalb der Firma aus einem anderen Gebäudeteil.
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Interne Weiterbildung digital organisieren
Lern-Plattform im Personalwesen als ideales Schulungs-Tool Geistig und fachlich fit bleiben – viele Unternehmen bieten interne Weiterbildung an und leisten damit einen wichtigen Beitrag zu lebenslangem Lernen. In der Personalentwicklung ist professionelles Schulungsmanagement ein wichtiger Baustein. Mitarbeitende zu schulen ist auch mit einer gehörigen Portion an organisatorischem Aufwand verbunden. Teilnehmerlisten auf einem DINA4 Blatt ausdrucken, das Abhaken mit Kugelschreiber oder das händische Schreiben von Abschlusszertifikaten fordern viel Zeit. Umso besser, wenn es dafür eine digitale Unterstützung gibt: Auch im Bereich Weiterbildung setzen sich zunehmend digitale ECM-Plattformen durch, die mit digitalen automatisierten Prozessen die Personalabteilung unterstützen. Das Ergebnis sind transparente Kursverwaltung und Lern-Plattform in einem. Und das alles bei intuitiver Bedienbarkeit. Enterprise-Content-Management-Systeme erleichtern ungemein die Organisation von Schulungen und Wissenstransfer. Auch STREIT wickelt jetzt seine Schulungsorganisation über eine Management-Software ab.
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Prozesse digitalisieren führt zu spürbarer Entlastung
Mit einem Klick schnell Informationen finden – so sorgen Sie für Effizienz im Unternehmen Die Komplexität von Prozessen in der Verwaltung reduzieren – das sind der dringliche Wunsch und eine der aktuellen Haupt-Hausaufgaben vieler Firmen. Prozesse zu digitalisieren steht in vielen Betrieben derzeit an. Das Ziel: Digital Lean Administration und damit schlanke digitalisierte Prozesse, um schneller, flexibler und effizienter auf Markt- und Kundenanforderungen zu reagieren. Das Umsteigen ist denkbar einfach. Doch immer noch erscheint für viele die Hürde zu hoch. Die Sorge, komplexe, teure, neue IT-Giga-Projekte aufzubauen, die zudem vielleicht erstmal vertraute Abläufe lahmlegen, hält viele kleine und mittlere Unternehmen, Handwerksbetriebe und Selbständige zurück, so eine Umfrage der Bitcom, dem Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche. Diese Sorge ist jedoch unbegründet. Der Schritt in die Digitalisierung ist einfach, niederschwellig und günstig und wird von einem sofortigen Erfolg gekrönt. Was könnte der erste Schritt in die Einführung digitaler Prozesse sein?
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Mehr Nachhaltigkeit durch umweltschonenden Lebenszyklus
Der STREIT systec Nachhaltigkeits-Life Cycle Klimawandel, Umweltschutz und die Reduzierung des CO2-Ausstoßes sind drängende Themen. Ein nachhaltiges Lifecycle-Management steht daher für viele Unternehmen oben auf der Prioritätenliste. Die Maxime: Rohstoffe, Verbrauchsmaterial und Strom einsparen. Das bedeutet konkret auch: Ein Produkt über den gesamten Lebenszyklus so nachhaltig als möglich zu nutzen bis hin zur Wiederverwertung.
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Intelligente WLAN-Planung
Störungsfrei und maximal mobil arbeiten WLAN in allen Ecken des Unternehmens? Für manche noch ein Traum. Leider. Denn nicht überall herrscht gleich gute Anbindung. Gerade jetzt, wo mobiles Arbeiten immer wichtiger wird, Teams sich in virtuellen Konferenzen treffen und die Arbeitsgeschwindigkeit zunimmt, braucht es eine gute und durchdachte WLAN-Ausleuchtung. WLAN in jedem Winkel des Unternehmens lässt sich herstellen durch Analyse, Planung und Anpassung. Wer seine Netzverfügbarkeit dann optimal angepasst hat an die jeweilige Gebäudestruktur, kann sich entspannt zurücklehnen. Er hat geringe Ladezeiten, weniger Abbrüche und kann so schneller arbeiten und seine Produktivität erhöhen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind außerdem deutlich zufriedener, wenn Prozesse funktionieren und nicht aufgrund von WLAN-Ausfall oder zu geringer Kapazität immer wieder abgebrochen werden müssen. Übrigens: WLAN-Strukturen sind günstiger als LAN-Strukturen.
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Kontaktlose Beschaffung mit dem smarten IT-Automat von STREIT systec
Ein intelligenter IT-Automat – ähnlich wie ein Getränkeautomat. Doch statt Cola, Mineralwasser oder Fanta zieht man hier Maus, Headset oder USB-Stick. Und das denkbar einfach. 24/7 – also rund um die Uhr – lässt sich ein IT-Produkt im Unternehmen auf diese Weise besorgen. Statt den Umweg über klassische Beschaffung zu gehen, wird einfach der nächste cora-Automat aufgesucht: Identifikation eingeben und am Display auswählen, was gerade benötigt wird – und schon geht die Tür auf. Der Mitarbeiter nimmt das Headset oder die Maus heraus und währenddessen läuft im Hintergrund bereits die Verbuchung der Kostenstelle. Auch bei kaputtem IT-Equipment leistet der smarte IT-Automat wertvolle Dienste. Denn man stellt nach einer Anfrage mit Barcode-Transaktion einfach den reparaturbedürftigen Laptop in den cora-Automaten und holt sich einen neuen Ersatz-Laptop heraus.
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The new normal: Arbeiten an jedem Ort, weil es technisch möglich ist
Verrückte Corona Zeit: Die neue Flexibilität zwischen Homeoffice und Büro ist die neue Normalität der modernen Arbeitswelt. Durch die pandemiebedingte Umstellung auf Homeoffice sind neue Bedürfnisse entstanden. Viele Unternehmen fragen sich nach den Lockdowns, wie sich die neue maximale Mobilität jetzt am besten weiterführen lässt. Denn sie verlangt technisches IT-Equipment und Datenzugriff von everywhere. Headset, Notebooks oder universell nutzbare Dockingstations sind mittlerweile Basisausstattung.
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Von Fernschreibern, Schablonendruckern und sonstigen Raritäten
Typenhebel, Tippex und verschmutzte Finger: Der Büroalltag im vorigen Jahrhundert mutet für die junge Generation heute fast wie Steinzeit an. Gerhard Knäble war viele Jahre Leiter von STREIT systec und blickt auf eine Zeit der Bürotechnologie zurück, die sich rasant verändert hat. Wer kennt noch die Geschichte der Vervielfältigung und die Anfänge des Kopierens? Oder die Evolution vom Fernschreiber zum Fax? Oder die ersten Schritte der IT? All das liegt noch gar nicht so lange zurück.
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Die E-Rechnungspflicht gilt: So optimieren Sie Ihre Prozesse mit ELO Invoice

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E-Rechnungsplicht ab dem 01. Januar 2025 – Was Sie jetzt beachten müssen

Ein Schnelleinstieg in die Welt des digitalen Arbeitens

Ransomware hoch zwei: Doppelt abgezockt

Sicherheit von Druckern und Kopierern: Unterschätzte Risiken und Schutzmaßnahmen

Die Rolle von ECM-Systemen in der IT-Sicherheit: Schutz, Effizienz und Compliance

Endpoint-Sicherheit: Die Rolle von Clients in der Gesamtsicherheitsstrategie

Multispace Büro - Das Allroundtalent für Modernes Arbeiten

Digitales Vertragsmanagement - einfach, sicher und effizient

Effizientere Arbeitsabläufe dank maßgeschneiderter mobiler Apps

5 Schritte zur erfolgreichen Einführung eines ECM-Systems

Steigern Sie Ihre Effizienz durch ECM (Enterprise-Content Management)

Mobil, flexibel und interaktiv

WLAN Ausleuchtung

Digitale Raumbuchung

Ist die Wahl des richtigen Videokonferenzsystems eigentlich eine Glaubensfrage?

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Interne Weiterbildung digital organisieren

Prozesse digitalisieren führt zu spürbarer Entlastung

Mehr Nachhaltigkeit durch umweltschonenden Lebenszyklus

Intelligente WLAN-Planung

Kontaktlose Beschaffung mit dem smarten IT-Automat von STREIT systec

The new normal: Arbeiten an jedem Ort, weil es technisch möglich ist

Von Fernschreibern, Schablonendruckern und sonstigen Raritäten