Digitale Personalakte wird Pflicht: So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf 2027 vor

Warum Unternehmen jetzt handeln sollten

Die gesetzliche Grundlage bildet § 8 Abs. 2 BVV. Ziel der Regelung ist es, sozialversicherungsrelevante Unterlagen vollständig digital, nachvollziehbar und prüfungssicher bereitzustellen.

Die Entwicklung erfolgte schrittweise:

• 2006–2019: Vorbereitung der digitalen Betriebsprüfung
• 2022: Einführung der elektronischen Führungspflicht
• 2022–2026: Übergangs- und Befreiungsphase
• ab 01.01.2027: Verpflichtende elektronische Führung bestimmter HR-Unterlagen

Unternehmen müssen künftig sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente digital archiviert, revisionssicher gespeichert und jederzeit für Prüfungen verfügbar sind.

Welche Unterlagen müssen digital geführt werden?

Betroffen sind insbesondere Dokumente mit Bedeutung für Entgeltabrechnung, Sozialversicherung oder arbeitsrechtliche Nachweise. Dazu gehören unter anderem:

• Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
• Entgelt- und Lohnabrechnungsunterlagen
• Nachweise zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung
• Unterlagen zu Minijobs oder Mehrfachbeschäftigungen
• Entsendungsnachweise (z. B. A1-Bescheinigungen)
• Arbeitszeitnachweise

Nicht unter die gesetzliche Verpflichtung fallen beispielsweise allgemeine interne Kommunikation, E-Mails ohne abrechnungsrelevanten Bezug, Organigramme oder ältere Dokumententwürfe.

Digitalisierung bedeutet mehr als Dokumente einscannen

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist weit mehr als die Umwandlung von Papier in PDF-Dateien. Entscheidend sind klar strukturierte Prozesse, eine revisionssichere Archivierung sowie die Einhaltung aller Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.

Unternehmen sollten daher frühzeitig analysieren:

• Welche Unterlagen sind betroffen?
• Wo bestehen heute noch papierbasierte Abläufe?
• Welche Prozesse lassen sich digital automatisieren?
• Entsprechen die bestehenden Systeme bereits den gesetzlichen Anforderungen?

Wer frühzeitig handelt, vermeidet Zeitdruck kurz vor Inkrafttreten der Verpflichtung und schafft gleichzeitig effizientere HR-Prozesse.

Wie weit ist Ihr Unternehmen bereits?

Viele Unternehmen stehen aktuell an unterschiedlichen Punkten ihrer Digitalisierungsreise. Einige arbeiten bereits vollständig digital, andere verwalten Personalunterlagen noch überwiegend in Papierform.

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• digitale Freigabe- und Genehmigungsprozesse
• schnelle Suchfunktionen und transparente Dokumentenverwaltung
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So werden Personalabteilungen spürbar entlastet und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllt.

Mehr als eine gesetzliche Pflicht

Die verpflichtende digitale Personalakte ist für viele Unternehmen der Anlass, ihre HR-Prozesse grundlegend zu modernisieren. Neben der Rechtssicherheit profitieren Unternehmen von kürzeren Bearbeitungszeiten, digitalen Freigaben, standortunabhängigem Arbeiten und einer deutlich höheren Transparenz.

Damit wird aus einer gesetzlichen Vorgabe eine Chance, die Personalverwaltung nachhaltig effizienter zu gestalten.

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