Digitale Personalakte ab 2027: Welche HR-Unterlagen künftig elektronisch geführt werden müssen
Author
Julian MeyerDie Digitalisierung im Personalwesen entwickelt sich zunehmend von einer optionalen Optimierung zur gesetzlichen Notwendigkeit. Während viele Unternehmen bereits digitale Lösungen für Recruiting, Zeiterfassung oder Lohnabrechnung nutzen, bestehen Personalakten häufig noch aus Papierordnern, dezentralen Ablagen oder uneinheitlichen Dateistrukturen.
Doch diese Übergangsphase endet: Ab dem 01. Januar 2027 gilt die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter HR- und Entgeltunterlagen. Unternehmen müssen ihre Personalprozesse deshalb frühzeitig digital und prüfungssicher aufstellen.
Warum die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht wird
Die gesetzliche Grundlage für die elektronische Führung bestimmter HR-Unterlagen bildet § 8 Abs. 2 BVV. Ziel ist es, Betriebsprüfungen, Dokumentationspflichten und sozialversicherungsrelevante Prozesse vollständig digital und nachvollziehbar abzubilden.
Die Einführung erfolgt bereits seit vielen Jahren schrittweise:
- 2006–2019: Vorbereitung und erste digitale Prüfverfahren
- 2022: Start der Pflicht zur elektronischen Führung
- 2022–2026: Übergangs- und Befreiungsphase
- Ab 01.01.2027: Verbindliche elektronische Führung bestimmter Unterlagen
Unternehmen müssen künftig sicherstellen, dass relevante Dokumente digital, strukturiert, revisionssicher und jederzeit prüfbar verfügbar sind.
Welche HR-Unterlagen sind betroffen?
Von der gesetzlichen Regelung betroffen sind alle Unterlagen mit Relevanz für Entgeltabrechnung, Sozialversicherung, Steuern oder arbeitsrechtliche Nachweise. Dazu zählen beispielsweise Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, Entgelt- und Abrechnungsunterlagen, Nachweise zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung, Dokumente zu Minijobs oder Mehrfachbeschäftigungen, Entsendungsunterlagen wie A1-Bescheinigungen sowie Arbeitszeitnachweise.
Nicht betroffen sind dagegen allgemeine interne Kommunikation, E-Mails ohne Entgeltbezug, alte Entwürfe oder Dokumentenversionen sowie Schulungsunterlagen oder Organigramme.
Was Unternehmen jetzt beachten sollten
Viele Unternehmen unterschätzen den organisatorischen Aufwand hinter der Umstellung. Denn die Einführung einer digitalen Personalakte bedeutet weit mehr als das einfache Einscannen von Dokumenten. Entscheidend ist eine strukturierte, revisionssichere und datenschutzkonforme Verwaltung aller relevanten HR-Unterlagen.
Unternehmen sollten deshalb frühzeitig analysieren, welche Dokumente betroffen sind, wo heute noch Papierprozesse oder Medienbrüche bestehen und wie sich bestehende Abläufe effizient digitalisieren lassen. Wer erst kurz vor 2027 reagiert, riskiert unnötigen Zeitdruck und zusätzliche Compliance-Risiken.
Die digitale Personalakte von ELO: Rechtssicher und effizient
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Alle personalrelevanten Dokumente werden strukturiert und eindeutig Mitarbeitenden zugeordnet. Gleichzeitig sorgt die revisionssichere Archivierung dafür, dass Unterlagen jederzeit schnell auffindbar und prüfungssicher verfügbar sind.
Besonders wichtig für Unternehmen:
- Zentrale und revisionssichere Ablage aller HR-Dokumente
- Automatische Aufbewahrungs- und Löschfristen für mehr Compliance
- Transparente und effizientere HR-Prozesse durch digitale Workflows
Dadurch werden manuelle Prozesse reduziert, HR-Abteilungen spürbar entlastet und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllt.
Digitale Personalakte als Grundlage moderner HR-Prozesse
Die gesetzliche Verpflichtung ab 2027 ist für viele Unternehmen der Auslöser, ihre HR-Prozesse grundlegend zu modernisieren. Die digitale Personalakte schafft dabei nicht nur Rechtssicherheit, sondern bildet gleichzeitig die Basis für digitale Freigabeprozesse, automatisierte Workflows, standortunabhängiges Arbeiten und moderne Employee-Self-Services.
Damit wird aus einer regulatorischen Pflicht ein strategischer Vorteil für moderne Personalarbeit.
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- welche gesetzlichen Änderungen ab 2027 relevant werden
- welche HR-Unterlagen digital geführt werden müssen
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