Printmanagement für Unternehmen: Kosten, Sicherheit und Service im Blick
Mit einem zentralen Printmanagement steuern Unternehmen ihre Drucker, Multifunktionssysteme, Druckregeln, Verbrauchsmaterialien und Serviceprozesse abgestimmt aufeinander. STREIT analysiert Ihre bestehende Druckinfrastruktur und entwickelt daraus ein passendes Konzept für transparente Kosten, sichere Dokumentenprozesse und eine bedarfsgerechte Geräteausstattung.
Was ist Printmanagement?
Printmanagement bezeichnet die zentrale Verwaltung und Optimierung einer betrieblichen Druckerlandschaft. Dabei werden Hardware, Software, Druckvolumen, Sicherheitsvorgaben, Verbrauchsmaterialien und technischer Service gemeinsam betrachtet. Ziel ist es, den tatsächlichen Bedarf sichtbar zu machen, unnötige Ausgaben zu identifizieren und die Verwaltung der Systeme zu vereinfachen. Mithilfe von Accounting und Reporting können Druckkosten beispielsweise einzelnen Abteilungen, Kostenstellen oder Projekten zugeordnet werden.
Typische Herausforderungen in der Druckinfrastruktur
In vielen Unternehmen ist über Jahre eine heterogene Druckerlandschaft entstanden. Unterschiedliche Geräte und Hersteller erschweren Administration und Support, während belastbare Daten zu Druckvolumen, Auslastung und laufenden Kosten fehlen. Hinzu kommen häufig nicht bedarfsgerecht eingesetzte Systeme, hohe Ausgaben für Hardware, Toner und Service sowie unnötige Farb-, Einzel- und Fehldrucke. Vertrauliche Dokumente bleiben mitunter frei zugänglich im Ausgabefach liegen, Toner wird verspätet oder auf Vorrat bestellt und Druckkosten lassen sich nicht eindeutig zuordnen. Auch einheitliche Sicherheitsrichtlinien sowie Daten zu Energieverbrauch und Druckaufkommen sind oft nicht vorhanden.
Printmanagement von STREIT
STREIT erfasst den Gerätebestand, untersucht Auslastung und Druckvolumen und stimmt die Druckerlandschaft auf die betrieblichen Anforderungen ab. Das daraus entwickelte Printmanagement-Konzept kann Geräte, Software, Sicherheitsfunktionen, Verbrauchsmaterialien und Serviceleistungen verbinden.
Unsere Leistungen umfassen:
- Analyse von Gerätebestand, Auslastung und Druckvolumen
- Konsolidierung und bedarfsgerechte Planung der Druckerlandschaft
- Einrichtung von Secure Print und Nutzer-Authentifizierung
- Umsetzung von Pull Printing
- Definition von Regeln für Farb-, Schwarz-Weiß- und Duplexdruck
- Zuordnung von Druckjobs zu Personen, Bereichen oder Budgets
- Accounting und regelmäßiges Reporting
- Anpassung sicherheitsrelevanter Geräteeinstellungen
- Entwicklung eines Sicherheitskonzepts für Multifunktionssysteme
- automatisierte Überwachung von Tonerfüllständen
- bedarfsgesteuerte Lieferung von Verbrauchsmaterialien
- Wartung, Service und technische Betreuung
- geregelte Rücknahme und Datenlöschung bei ausgemusterter Hardware
- projektspezifische Auswertung von Energieverbrauch, Materialeinsatz und Druckaufkommen
Secure Print und Pull Printing für vertrauliche Dokumente
Secure Print speichert Druckaufträge zunächst in einer geschützten Warteschlange. Die Ausgabe startet erst nach der Authentifizierung an einem freigegebenen Gerät. So bleiben vertrauliche Dokumente geschützt und können flexibel innerhalb der Geräteflotte abgerufen werden. Fällt ein System aus, lässt sich der Druckauftrag gegebenenfalls an einem anderen eingebundenen Gerät ausgeben.
Regelbasiertes Drucken
Zentrale Druckregeln legen beispielsweise Schwarz-Weiß-, Farb- oder Duplexdruck als Standard fest. Das schafft einheitliche Vorgaben und kann unnötige Farb- und Fehldrucke begrenzen. Die Einstellungen werden passend zu den Arbeitsabläufen und Anforderungen des Unternehmens definiert.
Accounting und Reporting für transparente Druckkosten
Accounting erfasst Druckvorgänge und ordnet sie Personen, Abteilungen, Projekten oder Kostenstellen zu. Regelmäßige Reports schaffen Transparenz über Druckvolumen, Verbrauch, Auslastung und laufende Kosten. Diese Daten bilden die Grundlage, um Geräteausstattung und Druckregeln gezielt anzupassen und mögliche Kostensenkungen zu identifizieren.
Sicherheitskonzept für Drucker und Multifunktionssysteme
Drucksysteme verarbeiten, speichern und übertragen Unternehmensdaten. Deshalb sollten sie in das IT-Sicherheitskonzept einbezogen werden. STREIT bietet herstellerunabhängige Sicherheitslösungen für Druckinfrastrukturen. Je nach Projekt können dazu folgende Maßnahmen gehören:
- Anpassung sicherheitsrelevanter Werkseinstellungen
- Begrenzung von Zugriffs- und Nutzerrechten
- Authentifizierung am Drucksystem
- geschützte Ausgabe vertraulicher Dokumente
- Überwachung sicherheitsrelevanter Gerätezustände
- Konzept zur Datenlöschung bei Hardware-Rückgabe
- Sicherheitsworkshops für Multifunktionssysteme
- Berücksichtigung von Datenschutzanforderungen und BSI-Empfehlungen
Fleetmanagement mit automatisierter Tonerlieferung
Das Fleetmanagement von STREIT überwacht die Tonerfüllstände der eingebundenen Drucksysteme. Wird ein definierter Wert erreicht, kann der Bestell- und Lieferprozess automatisch ausgelöst werden. Dadurch entfällt die regelmäßige manuelle Kontrolle. Die bedarfsgesteuerte Lieferung kann außerdem doppelte Bestellungen und unnötige Vorräte vermeiden. Verbrauch, Bestellungen und Kosten bleiben zentral nachvollziehbar.Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zum Fleetmanagement mit automatisierter Tonerlieferung.
Energie-, Material- und Emissionseffekte konkret bewerten
Daten aus dem Printmanagement können sichtbar machen, wie viele Geräte eingesetzt werden, wie hoch das Druckvolumen ist und welche Verbrauchsmaterialien benötigt werden. Auf dieser Grundlage lassen sich mögliche Veränderungen bewerten, beispielsweise eine bedarfsgerechtere Geräteausstattung, weniger Fehldrucke oder ein geringerer interner Bestellaufwand. STREIT kann außerdem Rücknahme- und Datenlöschprozesse für ausgemusterte Hardware organisieren. Ob Geräte oder Komponenten erneut verwendet, wiedervermarktet oder einer anderen Behandlung zugeführt werden können, hängt von ihrem Zustand und dem jeweiligen Rücknahmeprozess ab. Energie- oder Emissionsvorteile werden nicht pauschal vorausgesetzt, sondern müssen anhand der eingesetzten Geräte, des tatsächlichen Druckaufkommens und der vereinbarten Prozesse projektspezifisch bewertet werden.
Drucksysteme flexibel finanzieren
Neben dem klassischen Kauf bietet STREIT verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten für Drucker und Multifunktionssysteme. Je nach Anforderungen, Nutzungsdauer und Investitionsplanung können die Systeme gekauft, gemietet oder geleast werden. Gemeinsam betrachten wir die passende Finanzierungsform für Ihre Druckinfrastruktur und stimmen Laufzeit, Ausstattung und Serviceleistungen auf Ihren Bedarf ab. So lässt sich das Printmanagement auch finanziell passend in Ihre Unternehmensplanung integrieren.
Ihre Vorteile durch ein Printmanagement von STREIT
Transparenz über Druckvolumen, Verbrauch und laufende Kosten
Datengrundlage für die Optimierung der Druckkosten
Weniger Fehldrucke durch Ausgabe nach Authentifizierung
Besseren Schutz vertraulicher Dokumente
Flexible Druckausgabe an freigegebenen Geräten
Ausweichmöglichkeiten innerhalb der Druckerflotte
Weniger manuellen Aufwand bei Tonerbestellungen
Bedarfsgerechte Planung der eingesetzten Hardware
Zuordnung von Kosten zu Personen, Bereichen oder Projekten
Zentrale Betreuung von Systemen, Software, Verbrauchsmaterialien und Service
Daten zur Bewertung möglicher Kosten-, Energie- und Materialeffekte
Sie möchten Ihre Druckkosten transparenter machen, vertrauliche Dokumente schützen oder die Verwaltung Ihrer Druckerflotte vereinfachen?
Die Expertinnen und Experten von STREIT analysieren Ihre Anforderungen und entwickeln ein Printmanagement-Konzept für Ihre Geräte, Standorte und Arbeitsabläufe. Vereinbaren Sie jetzt ein persönliches Beratungsgespräch.
Robert Staiger, Beratung & Verkauf IT-Solutions
FAQ zum Thema Printmanagement
Was versteht man unter Printmanagement?
Printmanagement ist die zentrale Verwaltung einer betrieblichen Druckerlandschaft. Es verbindet Drucker und Multifunktionssysteme mit Software, Sicherheitsvorgaben, Verbrauchsmaterialversorgung, Reporting und technischem Service.
Wie können Unternehmen ihre Druckkosten senken?
Zunächst müssen Gerätebestand, Druckvolumen, Auslastung und laufende Kosten erfasst werden. Auf dieser Basis lassen sich beispielsweise wenig genutzte Geräte erkennen, Druckregeln einführen oder unnötige Farb- und Fehldrucke begrenzen. Die tatsächliche Ersparnis hängt von der Ausgangssituation und den umgesetzten Maßnahmen ab.
Wie funktioniert Secure Print?
Bei Secure Print wird ein Druckauftrag zunächst geschützt gespeichert. Die Ausgabe erfolgt erst, nachdem sich die berechtigte Person am Drucksystem authentifiziert hat. Dadurch bleiben vertrauliche Dokumente nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen.
Was ist Pull Printing?
Pull Printing ermöglicht es Nutzenden, einen gespeicherten Druckauftrag an einem freigegebenen Gerät abzurufen. Das Dokument ist dadurch nicht an einen bestimmten Drucker gebunden. Je nach System kann die Ausgabe per Karte, PIN oder einer anderen Authentifizierungsmethode gestartet werden.
Können Druckkosten einzelnen Abteilungen zugeordnet werden?
Mit Accounting- und Reporting-Funktionen können Druckjobs beispielsweise Personen, Abteilungen, Kostenstellen, Projekten oder Budgets zugeordnet werden. Die Auswertungen schaffen Transparenz über Druckvolumen und Kosten und unterstützen das Controlling.
Wie funktioniert die automatische Tonerlieferung?
Das Fleetmanagement überwacht die Tonerfüllstände der eingebundenen Geräte. Bei Erreichen eines definierten Wertes kann automatisch eine Bestellung ausgelöst werden. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand für Kontrolle, Bestellung und Lagerhaltung.
Kann STREIT Drucksysteme verschiedener Hersteller betreuen?
STREIT bietet herstellerunabhängige Lösungen für die Analyse und Absicherung von Druckinfrastrukturen. Welche Geräte vollständig in ein Printmanagement-, Sicherheits- oder Fleetmanagement-System eingebunden werden können, wird im jeweiligen Projekt technisch geprüft.
Wie wird eine bestehende Druckerlandschaft optimiert?
Zunächst werden Gerätebestand, Standorte, Auslastung, Druckvolumen und betriebliche Anforderungen analysiert. Anschließend entwickelt STREIT ein Konzept für Geräte, Druckregeln, Sicherheit, Verbrauchsmaterialien und Service. Bestehende Systeme können dabei berücksichtigt werden, sofern sie technisch geeignet sind.
Ist Printmanagement automatisch umweltfreundlicher?
Nein. Ein Umweltvorteil kann nicht pauschal für jedes Printmanagement versprochen werden. Die erfassten Daten können jedoch dabei helfen, Hardwarebestand, Druckaufkommen, Fehldrucke und Materialverbrauch zu bewerten und gezielte Maßnahmen abzuleiten.