Digitales Rechnungsmanagement mit ELO Invoice

Eingangsrechnungen mit ELO Invoice digital verarbeiten

• Rechnungseingang zentralisieren: Papierrechnungen, PDF-Dateien und strukturierte E-Rechnungen werden zentral zusammengeführt. Eingescannte und digital eingehende Dokumente können über die ELO Postbox zur Bearbeitung bereitgestellt werden.
• Rechnungsdaten erfassen und klassifizieren: ELO Invoice erfasst und klassifiziert relevante Rechnungsinformationen. Die ausgelesenen Daten stehen für Prüfung, Zuordnung und Weiterverarbeitung zur Verfügung. Das reduziert manuelle Übertragungen und mögliche Eingabefehler.
• Digitale Prüfung und Freigabe steuern: Rechnungen werden automatisch an zuständige Personen oder Abteilungen weitergeleitet. Freigabeschritte und Bearbeitungsstände bleiben nachvollziehbar. Für Klärungsfälle und Sammelrechnungen lassen sich passende Prozesse einrichten.
• ERP-Systeme und DATEV anbinden: Freigegebene Rechnungsdaten können an ein angebundenes ERP-System oder DATEV übergeben und abgeglichen werden. Die Möglichkeiten richten sich nach den eingesetzten Systemen, Schnittstellen und Prozessen.
• Dokumente zentral ablegen: Rechnungen lassen sich gemeinsam mit Bestellungen, Lieferscheinen und Verträgen verwalten. Die Lösung unterstützt eine nachvollziehbare, an GoBD-Anforderungen ausgerichtete Ablage. Die Konformität des Gesamtprozesses hängt zusätzlich von Konfiguration, Berechtigungen, Verfahrensdokumentation und Nutzung ab.
• Rechnungsstatus auswerten: Das Rechnungscockpit bietet Statusinformationen, Statistiken und Auswertungen zu eingegangenen, offenen, freizugebenden und gebuchten Rechnungen. So behalten Buchhaltung und Controlling Bearbeitungsstände und Zahlungsziele im Blick.

E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen beachten müssen

Eine E-Rechnung enthält ihre Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Eine gewöhnliche PDF-Datei oder eine eingescannte Papierrechnung gilt dagegen grundsätzlich nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben. Beispiele für geeignete Formate sind die XRechnung sowie ZUGFeRD in einer mit der europäischen Norm EN 16931 kompatiblen Ausprägung.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen für entsprechende inländische B2B-Umsätze zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 können grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwendet werden. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsregel unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027. Ab 2028 greift die Ausstellungspflicht im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich umfassend; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Maßgeblich sind der konkrete Umsatz und die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen.

Unternehmen sollten deshalb nicht nur den technischen Empfang prüfen. Auch Validierung, interne Freigabe, Übergabe an die Buchhaltung und ordnungsgemäße Aufbewahrung müssen in einem durchgängigen Prozess berücksichtigt werden.

So unterstützt STREIT

STREIT begleitet die Einführung des digitalen Rechnungsmanagements auf Basis von ELO Invoice. Ausgangspunkt sind die vorhandenen Abläufe, Zuständigkeiten, Rechnungsarten und eingesetzten Systeme. Unsere Experten unterstützen bei:

• Analyse des bestehenden Rechnungsprozesses
• Konzeption des digitalen Prüfungs- und Freigabeworkflows
• Einrichtung eines zentralen Rechnungseingangs
• Abbildung von Zuständigkeiten und Freigabestufen
• Integration von Clearingprozessen
• Einbindung von ERP-Systemen oder DATEV
• Strukturierung der zentralen Dokumentenablage
• Einrichtung von Statusübersichten und Auswertungen
• Einführung und Anpassung von ELO Invoice

Weiterführende Informationen

Vertiefende Informationen zur digitalen Rechnungsverarbeitung finden Sie im kostenlosen Whitepaper zu ELO Invoice.

Alternativ können Sie sich das Kurzvideo zu ELO Invoice oder unser Webinar zur E-Rechnungsplicht ansehen.