Digitale Personalakte mit ELO HR Personnel File
Mit einer digitalen Personalakte verwalten Unternehmen Personaldokumente und Mitarbeiterdaten zentral, strukturiert und zugriffsgesteuert. ELO HR Personnel File bündelt Dokumente unabhängig vom Dateiformat und unterstützt HR-Abteilungen dabei, wiederkehrende Abläufe wie Onboarding und Offboarding digital abzubilden. ELO Digital Office
STREIT begleitet Unternehmen bei der Einführung der digitalen Personalakte – von der Beratung und Konzeption bis zur Umsetzung mit ELO HR Personnel File.
Warum Personalakten digitalisieren?
Papierakten, unterschiedliche Ablagesysteme und manuelle Prozesse erschweren die tägliche Personalarbeit. Dokumente müssen gesucht und aktualisiert, Fristen kontrolliert und sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
Eine digitale Personalakte schafft eine zentrale Struktur für Personaldokumente und unterstützt standardisierte HR-Prozesse. ELO HR Personnel File ermöglicht unter anderem die Verwaltung von Stammdaten, Dokumenten, Terminen und Fristen sowie die Steuerung von Zugriffsrechten. ELO Digital Office
Typische Herausforderungen sind:
- Personalakten in Papierform oder unterschiedlichen digitalen Ablagen
- hoher Aufwand für Suche, Ablage und Aktualisierung
- verteilte Personaldaten und Dokumente
- manuelle Ein- und Austrittsprozesse
- schwer überschaubare Termine und Fristen
- fehlende Transparenz über Bearbeitungsstände
- eingeschränkter standortübergreifender Zugriff
- hohe Anforderungen an den Schutz sensibler Personaldaten
- aufwendige Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschprozessen
- Doppelablagen und Medienbrüche
Personaldokumente zentral und strukturiert verwalten
ELO HR Personnel File führt Personaldokumente unabhängig vom Dateiformat in einer digitalen Personalakte zusammen. Eine vordefinierte Aktenstruktur sowie dynamische Ordner helfen dabei, Personalakten beispielsweise nach Status oder Fristen zu organisieren. Berechtigungen steuern, welche Personen auf Mitarbeiterdaten zugreifen können. Ein Personalmanagement-Cockpit stellt Stammdaten und personalrelevante Termine übersichtlich bereit. Eine Kalenderansicht unterstützt zusätzlich bei der Kontrolle von Fristen. ELO Digital Office
Onboarding und Offboarding digital abbilden
Mit ELO HR Personnel File lassen sich Ein- und Austrittsprozesse digital unterstützen. Beim Eintritt kann eine neue Personalakte angelegt und anschließend ein definierter Eintrittsprozess gestartet werden. Auch der Austritt von Mitarbeitenden kann über einen entsprechenden Prozess abgebildet werden. Checklisten, Aufgaben und Benachrichtigungen unterstützen wiederkehrende Abläufe. Dadurch können Zuständigkeiten und einzelne Prozessschritte strukturierter gesteuert werden.
Datenschutz und Zugriffsrechte bei digitalen Personalakten
Personalakten enthalten besonders schützenswerte Informationen. Deshalb ist ein kontrollierter Zugriff auf Personaldokumente ein zentraler Bestandteil der digitalen Personalakte. ELO HR Personnel File ermöglicht eine rollen- und berechtigungsbasierte Steuerung des Datenzugriffs. ELO beschreibt die Lösung zudem als Unterstützung für eine transparente Ablage gemäß EU-DSGVO.
Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Jetzt vorbereiten
Für bestimmte Entgeltunterlagen gelten bereits heute Vorgaben zur elektronischen Führung. Arbeitgeber können sich jedoch auf Antrag noch bis zum 31. Dezember 2026 von dieser Pflicht befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Befreiungsmöglichkeit. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig prüfen, welche Personal- und Entgeltunterlagen betroffen sind und ob die bestehenden Abläufe und Systeme die Anforderungen an eine elektronische Führung unterstützen.
Eine digitale Personalakte schafft dafür eine zentrale Grundlage. Relevante Personaldokumente können strukturiert verwaltet, Zugriffsrechte definiert und wiederkehrende HR-Prozesse digital unterstützt werden. Bei der Umstellung geht es daher nicht nur darum, bestehende Papierdokumente einzuscannen. Auch Ablagestrukturen, Berechtigungen sowie Aufbewahrungs- und Löschprozesse sollten betrachtet und auf die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt werden.
Sie möchten sich auf die Anforderungen ab 2027 vorbereiten? Erfahren Sie in unserem Beitrag „Digitale Personalakte wird Pflicht: So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf 2027 vor“, welche Änderungen relevant sind und worauf Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Personalunterlagen achten sollten.
Digitale Personalakte mit STREIT einführen
STREIT unterstützt Unternehmen bei der Einführung von ELO HR Personnel File. Die ECM-/DMS-Consultants begleiten die Analyse bestehender Abläufe, die Konzeption der digitalen Personalakte und die Umsetzung der Lösung. Dabei können bestehende HR-Prozesse betrachtet, Rollen und Berechtigungen definiert sowie digitale Workflows für wiederkehrende Personalprozesse eingerichtet werden.
Erfahren Sie mehr in unserem kostenlosen Whitepaper oder lassen Sie sich in diesem Video in nur einer Minute von ELO Contract überzeugen. Für eine individuelle Beratung stehen Ihnen sehr gerne unsere Experten zu Verfügung. Sprechen Sie uns einfach an!
Vorteile durch eine digitale Personalakte mit ELO HR Personnel File
Zentraler Zugriff auf Personaldokumente
Strukturierte und formatunabhängige Ablage
Schnelle Suche nach benötigten Unterlagen
Digitale Unterstützung von On- und Offboarding
Bessere Übersicht über Termine und Fristen
Nachvollziehbare Zuständigkeiten und Prozessschritte
Rollen- und berechtigungsbasierter Zugriff
Weniger Medienbrüche und Doppelablagen
Unterstützung bei Auswertungen und Nachweisen
Standortübergreifender Zugriff im Rahmen der vergebenen Berechtigungen
Sie möchten Ihre Personalakten digitalisieren?
Sprechen Sie mit unseren Experten über Ihre Anforderungen und die Einführung einer digitalen Personalakte mit ELO HR Personnel File.
Julian Meyer, Beratung & Verkauf Dokumentenmanagementsysteme
FAQ zum Thema Digitale Personalakte
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte. Personaldokumente und relevante Mitarbeiterdaten werden zentral und strukturiert digital verwaltet. Zugriffsrechte legen fest, welche berechtigten Personen auf bestimmte Informationen zugreifen können.
Welche Vorteile bietet eine digitale Personalakte für Unternehmen?
Eine digitale Personalakte erleichtert den zentralen Zugriff auf Personaldokumente und kann Such-, Ablage- und Verwaltungsaufwand reduzieren. Darüber hinaus können wiederkehrende HR-Prozesse wie Onboarding und Offboarding digital unterstützt und Termine sowie Fristen übersichtlicher verwaltet werden.
Welche Dokumente können in einer digitalen Personalakte gespeichert werden?
ELO HR Personnel File kann unterschiedliche Personaldokumente unabhängig von ihrem Dateiformat zentral zusammenführen, beispielsweise Krankmeldungen, Elternzeitnachweise und Rentenbescheide als typische Dokumente.
Wie werden sensible Personaldaten in einer digitalen Personalakte geschützt?
Bei ELO HR Personnel File lässt sich der Zugriff über Rollen und Berechtigungen steuern. Dadurch können Unternehmen festlegen, welche Personen Zugriff auf bestimmte Mitarbeiterdaten erhalten.
Kann eine digitale Personalakte Onboarding und Offboarding unterstützen?
Ja. ELO HR Personnel File verfügt über Funktionen für Ein- und Austrittsprozesse. Beim Eintritt können eine Personalakte angelegt und entsprechende Prozesse gestartet werden; auch ein Austrittsprozess kann digital abgebildet werden.
Wie funktioniert die Einführung einer digitalen Personalakte?
Bei STREIT beginnt die Einführung mit der Betrachtung bestehender Anforderungen und HR-Abläufe. Darauf aufbauend werden die digitale Personalakte und die benötigten Prozesse konzipiert und mit ELO HR Personnel File umgesetzt.
Können Mitarbeitende ihre eigene digitale Personalakte einsehen?
ELO HR Personnel File bietet Self-Service-Funktionen. Mitarbeitende können beispielsweise eine Einsicht in ihre Personalakte beantragen; nach Freigabe durch die Personalabteilung kann eine schreibgeschützte Kopie mit ausgewählten Informationen bereitgestellt werden.