Enterprise Content Management & Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen
Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfassen, strukturieren und verwalten Unternehmen ihre Dokumente zentral. Enterprise Content Management (ECM) geht darüber hinaus und bindet Dokumente, Informationen und Wissen in digitale Geschäftsprozesse ein. STREIT entwickelt ECM- und DMS-Lösungen auf Basis von ELO, die auf Ihre vorhandene IT-Landschaft, Ihre Fachbereiche und Ihre Arbeitsabläufe abgestimmt werden. So entstehen durchgängige Prozesse für Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen, Bewerbungen, Weiterbildungen und das unternehmensweite Wissensmanagement.
Wenn Dokumente und Informationen dezentral verteilt sind
Papierordner, E-Mail-Postfächer und unterschiedliche Dateiablagen erschweren den schnellen Zugriff auf Informationen. Mitarbeitende verbringen Zeit mit der Suche, bearbeiten möglicherweise unterschiedliche Dokumentversionen oder erfassen Daten mehrfach. Auch Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände, Änderungen und Fristen lassen sich in dezentralen Strukturen häufig nur mit zusätzlichem Aufwand nachvollziehen. Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail und Fachanwendungen können zudem zu manuellen Übertragungsfehlern führen. Ein ECM- oder DMS-System schafft hierfür eine zentrale, strukturierte Informationsbasis. Dokumente werden erfasst, den passenden Vorgängen zugeordnet und innerhalb festgelegter Berechtigungen bereitgestellt.
ECM- und DMS-Lösungen von STREIT
STREIT analysiert zunächst Ihre bestehenden Dokumenten- und Informationsprozesse. Darauf aufbauend entwickeln wir ein individuelles Digitalisierungs- und Berechtigungskonzept und begleiten die technische sowie organisatorische Einführung.
Unsere Leistungen umfassen:
- Analyse bestehender Dokumenten- und Informationsprozesse
- Entwicklung eines Digitalisierungs- und Berechtigungskonzepts
- zentrale Ablage und strukturierte Archivierung
- Digitalisierung papiergebundener Dokumente
- Texterkennung und Datenübernahme mittels OCR
- digitale Prüf-, Freigabe- und Genehmigungsworkflows
- rollenbasierte Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
- Integration in DATEV, Microsoft 365 und weitere vorhandene Systeme
- Einführung passender ELO-Businesslösungen
- Schulung der Mitarbeitenden und Begleitung der Einführung
- technische Betreuung und Weiterentwicklung der Lösung
Welche Funktionen und Integrationen eingesetzt werden, richtet sich nach den fachlichen, technischen und rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens.
ELO for DATEV: Rechnungsprozesse digital verbinden
ELO for DATEV verbindet digitales Dokumenten- und Rechnungsmanagement mit DATEV-Anwendungen. Eingehende Rechnungen werden zunächst elektronisch übernommen oder eingescannt und anschließend im ELO-System erfasst.
Das System kann Rechnungen klassifizieren, Informationen auslesen und digitale Prüf- und Freigabeworkflows starten. Nach Vorkontierung und Freigabe werden die benötigten Rechnungsdaten und Belege an die eingesetzte DATEV-Lösung übergeben. Der konkrete Funktionsumfang hängt von der Systemkonfiguration und den eingesetzten DATEV- und ELO-Komponenten ab. Neben Rechnungsprozessen kann die Plattform um weitere Businesslösungen erweitert werden, beispielsweise für Vertragsmanagement, Personalprozesse oder Wissensmanagement.
ECM und Microsoft 365 verbinden
Durch die Integration von ELO und Microsoft 365 können Dokumente und Informationen mit Anwendungen wie Outlook, Teams, Word und Excel verknüpft werden. So lassen sich gewohnte Arbeitsumgebungen mit einer strukturierten Dokumentenablage und definierten Geschäftsprozessen verbinden. Welche Anwendungen und Funktionen integriert werden können, prüfen wir anhand Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur und der eingesetzten Softwareversionen.
Unsere Businesslösungen zur Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse
Digitales Rechnungsmanagement
Mit ELO Invoice lassen sich Eingangsrechnungen digital erfassen, auslesen, prüfen und den zuständigen Personen zur Freigabe bereitstellen. Das schafft nachvollziehbare Abläufe vom Rechnungseingang bis zur Übergabe an nachgelagerte Systeme.
Digitales Vertragsmanagement
ELO Contract bündelt Verträge, Fristen, Zuständigkeiten und zugehörige Informationen. Digitale Workflows unterstützen die Erstellung, Prüfung, Freigabe und Verwaltung von Verträgen.
Digitales Weiterbildungsmanagement
Mit ELO HR Personnel File können Personalunterlagen strukturiert verwaltet und rollenbasiert bereitgestellt werden. Zugriffsrechte und Personalprozesse lassen sich entsprechend den Anforderungen des Unternehmens konfigurieren.
Digitales Bewerbermanagement
ELO HR Recruiting unterstützt den Recruitingprozess vom Personalbedarf und der Stellenausschreibung bis zur Bearbeitung von Bewerbungen und zur Einstellung.
Digitale Personalakte
ELO Learning verbindet Kursverwaltung und Lernplattform. Unternehmen können Weiterbildungsangebote, Teilnahmen und zugehörige Informationen zentral organisieren.
Digitales Wissensmanagement
Mit ELO Knowledge lässt sich Wissen zentral erfassen, strukturieren und innerhalb definierter Nutzergruppen verfügbar machen. Dadurch bleibt relevantes Unternehmenswissen leichter auffindbar und nutzbar.
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Kürzere Such- und Bearbeitungszeiten
Weniger manuelle Ablage und doppelte Dateneingaben
Nachvollziehbare Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände
Transparente Versions- und Änderungshistorien
Standardisierte Prüf- und Freigabeprozesse
Ortsunabhängiger Zugriff innerhalb definierter Berechtigungen
Kontrollierter Zugang zu vertraulichen Informationen
Unterstützung bei Fristen und wiederkehrenden Aufgaben
Bessere Verfügbarkeit von Wissen über Abteilungen und Standorte hinweg
Anbindung bestehender Fachanwendungen
Erweiterbarkeit um zusätzliche Prozesse und Fachbereiche
So führt STREIT ein ECM- oder DMS-System ein
Die Einführung beginnt mit der Analyse eines konkreten Prozesses. Gemeinsam betrachten wir Dokumentenwege, Zuständigkeiten, Freigaben, Berechtigungen und bestehende Schnittstellen. Anschließend entwickeln wir ein Lösungskonzept und setzen die vereinbarten Funktionen schrittweise um.
Nach der technischen Einrichtung unterstützen wir bei Tests, Schulungen und der Einführung im Unternehmen. Die Lösung kann später auf weitere Abteilungen, Dokumentarten und Prozesse ausgeweitet werden.
ECM- und DMS-Beratung für Ihr Unternehmen
Sie möchten Rechnungen digital bearbeiten, Verträge zentral verwalten, Personalprozesse strukturieren oder eine unternehmensweite Wissensdatenbank aufbauen? STREIT entwickelt ein ECM- und DMS-Konzept, das zu Ihren Prozessen und Ihrer IT-Landschaft passt.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, welcher Prozess den sinnvollsten Einstieg in Ihr digitales Dokumentenmanagement bietet. Jetzt Beratung anfragen.
Wissen rund um ECM, DMS und digitale Prozesse
Wie dürfen wir Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens unterstützen?
Egal ob Sie ein zentrale Wissensdatenbank, ein digitalisiertes Bewerbermanagement oder eine intelligente Lernplattform wünschen. Unsere Experten beraten Sie gerne und erarbeiten ein für Ihre Anforderungen maßgeschneidertes Konzept. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme!
Julian Meyer, Beratung & Verkauf Dokumentenmanagementsysteme
FAQ zum Thema DMS & ECM
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, erfasst, organisiert und verwaltet digitale Dokumente zentral. Es unterstützt unter anderem die Suche, Versionierung, Bearbeitung, Freigabe und Archivierung von Dokumenten.
Was ist der Unterschied zwischen ECM und DMS?
Ein DMS konzentriert sich vor allem auf die Verwaltung von Dokumenten. Enterprise Content Management umfasst zusätzlich weitere Unternehmensinformationen, digitale Workflows, Wissensmanagement und die Einbindung verschiedener Fachbereiche und Anwendungen.
Welche Prozesse können mit einem DMS digitalisiert werden?
Typische Anwendungsbereiche sind Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, Personalakten, Bewerbermanagement und Weiterbildungsorganisation. Auch Freigaben, Fristen, Genehmigungen und die zentrale Bereitstellung von Unternehmenswissen lassen sich digital abbilden.
Kann ELO mit DATEV verbunden werden?
ELO for DATEV verbindet Dokumenten- und Rechnungsprozesse mit DATEV-Anwendungen. Rechnungen können in ELO erfasst, geprüft und freigegeben sowie anschließend mit den erforderlichen Daten an die eingesetzte DATEV-Lösung übergeben werden. Der genaue Umfang hängt von der vorhandenen Systemlandschaft ab.
Lässt sich ein ECM-System in Microsoft 365 integrieren?
ELO kann abhängig von den eingesetzten Komponenten mit Anwendungen wie Outlook, Teams, Word und Excel verbunden werden. Dadurch lassen sich Dokumentenmanagement und digitale Workflows in vertraute Arbeitsumgebungen integrieren.
Wie schützt ein DMS vertrauliche Dokumente?
Rollen- und Berechtigungskonzepte legen fest, welche Personen Dokumente sehen oder bearbeiten dürfen. Protokollierungen, Versionsstände und definierte Workflows können zusätzlich zur kontrollierten und nachvollziehbaren Bearbeitung beitragen. Die konkrete Umsetzung muss an die Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen des Unternehmens angepasst werden.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bezeichnet die Aufbewahrung digitaler Unterlagen nach den jeweils geltenden rechtlichen und organisatorischen Anforderungen. Dazu gehören je nach Anwendungsfall beispielsweise Nachvollziehbarkeit, Schutz vor unbemerkter Veränderung und geregelte Aufbewahrungsfristen. Ob eine konkrete Gesamtlösung diese Anforderungen erfüllt, hängt neben der Software auch von Konfiguration, Prozessen und Nutzung ab.
Wie funktioniert die Dokumentenerfassung mit OCR?
OCR steht für Optical Character Recognition beziehungsweise optische Zeichenerkennung. Die Technologie erkennt Text und bestimmte Informationen in eingescannten oder digitalen Dokumenten, sodass Inhalte durchsucht und Daten in nachgelagerte Prozesse übernommen werden können.
Wie läuft die Einführung eines DMS ab?
Zu Beginn werden Prozesse, Dokumentarten, Zuständigkeiten, Berechtigungen und Schnittstellen analysiert. Danach folgen Konzeption, technische Umsetzung, Tests und Schulungen. Häufig empfiehlt sich der Einstieg mit einem klar abgegrenzten Prozess, der später erweitert werden kann.
Für welche Unternehmen eignet sich ein ECM- oder DMS-System?
ECM- und DMS-Systeme eignen sich für Unternehmen, die viele Dokumente verwalten, wiederkehrende Freigaben bearbeiten oder Informationen über mehrere Abteilungen und Standorte hinweg bereitstellen müssen. Der passende Funktionsumfang richtet sich nach Unternehmensgröße, Prozessen und vorhandener IT-Infrastruktur.