E-Rechnungsplicht ab dem 01. Januar 2025 – Was Sie jetzt beachten müssen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist weit mehr als nur eine digitalisierte Version einer herkömmlichen Papierrechnung. Sie stellt eine elektronische Rechnung dar, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht es, Rechnungsinformationen vollständig digital zu verarbeiten – von der Erstellung durch den Rechnungssteller über den Empfang beim Rechnungsempfänger bis hin zur automatisierten Buchung und Bezahlung.

Was macht eine E-Rechnung konkret aus? Sie muss in einem Format vorliegen, das den europäischen Normen für die elektronische Rechnungsstellung entspricht (CEN-Norm EN 16931). Diese Norm legt fest, dass eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten enthält, die automatisch weiterverarbeitet werden können. Bekannte Formate, die diesen Anforderungen entsprechen, sind zum Beispiel die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format.

Wichtig zu beachten: Nicht jede digital übermittelte Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Anforderungen. Ab 2025 gelten beispielsweise per E-Mail versandte PDF-Rechnungen oder gescannte Papierrechnungen nicht mehr als zulässige elektronische Rechnungen. Sie fallen unter die Kategorie der „sonstigen Rechnungen“ und werden den Anforderungen der neuen E-Rechnungspflicht nicht gerecht.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025: Was ändert sich?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 ist Teil einer größeren europäischen Initiative zur Digitalisierung und Harmonisierung des Umsatzsteuersystems. Diese Initiative, bekannt als „VAT in the Digital Age“ (ViDA), wurde von der Europäischen Kommission ins Leben gerufen, um Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die Effizienz der Steuerverwaltung in der EU zu steigern. In Deutschland wird die E-Rechnungspflicht durch das Wachstumschancengesetz im Umsatzsteuergesetz (UStG) verankert.

Was bedeutet diese Pflicht konkret? Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland, die B2B-Geschäfte tätigen, E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Diese Regelung gilt unabhängig von der Größe des Unternehmens oder davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu verarbeiten – eine Anforderung, die für viele Unternehmen einen erheblichen Anpassungsaufwand bedeutet.

Für Rechnungsaussteller sieht der Gesetzgeber jedoch eine Übergangsfrist vor: Bis zum 31. Dezember 2027 ist es mit der Zustimmung des Empfängers noch erlaubt, PDF-Rechnungen per E-Mail zu versenden. Diese Phase bietet Unternehmen eine gewisse Flexibilität, um sich auf die vollständige Umstellung auf E-Rechnungen vorzubereiten. Ab 2028 wird es dann keine Ausnahmen mehr geben, und auch Kleinunternehmer müssen in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen.

Ihre Schritte zur erfolgreichen Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Um den Stichtag 1. Januar 2025 erfolgreich zu meistern, ist es entscheidend, frühzeitig die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Unternehmen jetzt einleiten sollten:

1. Analyse des Ist-Zustands: Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse. Welche Formate verwenden Sie derzeit? Sind Ihre Systeme bereits in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten? Diese Analyse ist der erste Schritt, um notwendige Anpassungen zu identifizieren.
2. Technologische Anpassungen: Sollten Ihre Systeme noch nicht E-Rechnungen unterstützen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, in geeignete Softwarelösungen zu investieren. Eine moderne Lösung für das digitale Rechnungsmanagement ist beispielsweise ELO Invoice. Diese Software ermöglicht es, elektronische Rechnungen nahtlos in bestehende Unternehmensprozesse zu integrieren. ELO Invoice erkennt die relevanten Daten aus eingehenden Rechnungen, prüft diese und übergibt sie zur weiteren Verarbeitung an Ihr Buchhaltungssystem.
3. Schulung der Mitarbeiter: Die Einführung der E-Rechnung bringt auch neue Anforderungen an die Mitarbeiter mit sich. Schulungen und Trainings sollten sicherstellen, dass alle relevanten Mitarbeiter mit den neuen Prozessen vertraut sind und wissen, wie sie die Softwarelösungen effektiv nutzen können.
4. Überwachung der rechtlichen Entwicklungen: Die E-Rechnungspflicht ist Teil einer größeren Reform der Steuerverwaltung in der EU. Es ist wichtig, die weiteren Entwicklungen, insbesondere die Einführung des transaktionsbezogenen Meldesystems ab 2028, im Blick zu behalten. Dieses System wird die Meldung jeder Rechnung an die Finanzverwaltung innerhalb von zwei Tagen nach Ausstellung verlangen.
5. Umstellung und Tests: Sobald die Systeme und Prozesse angepasst sind, sollten Sie diese umfassend testen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen korrekt zu verarbeiten und zu archivieren. Ein Probelauf vor dem offiziellen Stichtag kann helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

ELO Invoice – Ihre Lösung für digitales Rechnungsmanagement

Mit ELO Invoice bieten STREIT Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung, um die Herausforderungen der E-Rechnungspflicht zu meistern. ELO Invoice ermöglicht eine nahtlose Integration elektronischer Rechnungen in Ihre bestehenden Prozesse und Systeme. Die Lösung erkennt und prüft die relevanten Daten und übergibt diese an Ihren individuellen Kontierungs- und Freigabeprozess. Zudem gewährleistet ELO Invoice eine rechtskonforme digitale Archivierung Ihrer Geschäftsdokumente.

Die Zeit drängt: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Mit den digitalen Rechnungsmanagement-Lösungen ELO Invoice und ELO for DATEV sind Sie bestens vorbereitet. Nutzen Sie die Vorteile der E-Rechnung und gestalten Sie Ihre Buchhaltungsprozesse effizienter und sicherer.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung des Rechnungswesens. Unternehmen, die frühzeitig handeln und sich auf die neuen Anforderungen vorbereiten, können von einer optimierten Buchhaltung und einer effizienteren Steuerverwaltung profitieren. Mit der richtigen Lösung an Ihrer Seite, wie ELO Invoice, wird die Umsetzung der E-Rechnungspflicht zum Kinderspiel. Bereiten Sie sich jetzt vor und sichern Sie sich die Vorteile der Digitalisierung - Wir helfen Ihnen gerne dabei!

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