Ein Schnelleinstieg in die Welt des digitalen Arbeitens

Die Herausforderung des schnellen Starts in Digitalisierungsprojekte

Für viele Unternehmen stellt es eine Herausforderung dar, schnell in Digitalisierungsprojekte zu starten, da zahlreiche Aspekte berücksichtigt werden müssen. Es müssen Projektteams gebildet, Projektumfänge bestimmt sowie aktuelle Arbeitsweisen dokumentiert und bewertet werden. Digitalisierungsprojekte bieten die Gelegenheit, interne Arbeitsweisen zu überprüfen und mit den Möglichkeiten von Softwareanbietern abzugleichen, um Potenziale zu heben.

Standardlösungen als Antwort auf hohe Kosten und lange Umsetzungszeiten

In der Vergangenheit waren Softwareprojekte häufig durch umfangreiches Customizing gekennzeichnet, was zu hohen Kosten und langen Umsetzungszeiten führte. Softwarehersteller haben diese Herausforderungen erkannt und bieten nun Standardlösungen für typische Unternehmensabläufe an. Hier setzt auch STREIT an, indem wir unsere Projekterfahrungen der letzten Jahre in unsere Standardlösungen einfließen lassen. Diese bieten durch kompakte Konzeptionen und standardisierte Vorgehensweisen eine drastisch reduzierte Implementierungszeit ermöglichen den Unternehmen somit einen schnellen Einstieg in die Welt des digitalen Arbeitens.

Die Standardlösungen von STREIT für die ELO ECM Suite

STREIT Import Registry (SIR) for ELO

STREIT Import Registry (SIR) for ELO ist eine von STREIT entwickelte Erweiterung der ELO ECM Suite für die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten (Capture and Deliver). Das Tool integriert sich direkt in die ELO Kernkomponenten des Systems (Indexserver, Automation Service, Java Client). Die Konfiguration erfolgt direkt im ELO Archiv und macht dadurch die Installation von Drittsoftware überflüssig.

STREIT Import Registry im Überblick:

• Dateiformatunabhängiger Import aus dem Windows Filesystem nach ELO
• Virtueller PDF-Drucker für die Übergabe aus Fremdsystemen (ELO Print & Archive)
• Automatische Seitentrennung anhand ELO Trennseite oder Barcode*
• Automatische, regelbasierende Verschlagwortung durch Dateiname, Barcode oder Volltext
• Mehrere Werte pro Indexfeld möglich (z.B. mehrere Belegnummern pro Indexfeld)
• Übersetzungsmechanismen für Indexfelder (Funktion „Finden und Ersetzen“)
• Metadaten aus Datenbanken nachladen
• Automatisches Erstellen neuer Versionen bei z.B. gleicher Belegnummer
• Hinzufügen von Hintergrundbildern anhand eines Indexwerts (Overlay-Funktion)
• Starten und Neustarten von Workflows
• Zuweisung von fehlerhaften Belegen per Error-Workflow
• Verifizierung der archivierten Dokumente gegen ein führendes System (z.B. ERP)

* Barcode-Funktionen erfordern eine ELO Barcode-Serverlizenz

Vorteile auf einen Blick:

• Standardisierte Ablagestrukturen: Optimiert für Einkaufsdokumente
• Effiziente Dokumentenverwaltung: Schneller Zugriff und einfache Verwaltung
• Optimierte Prozesse: Reduziert Suchzeiten und verbessert die Nachverfolgbarkeit

Sales Registry (SSR) for ELO

Der "Order to Cash"-Prozess (auch als OTC-Prozess abgekürzt) beschreibt den gesamten Weg von der Auftragsannahme bis zur Bezahlung eines Produkts oder einer Dienstleistung. Dieser Prozess durchläuft mehrere Schritte und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens und bezieht oft auch externe Partner wie Kunden und Lieferanten mit ein.

Von der Anfrage eines Kunden, über die Angebotserstellung, die Auftragserteilung bis hin zur Zahlung entstehen zahlreiche Dokumente. Diese werden in der Regel aus eigenen Systemen erzeugt (ERP / CRM) oder kommen von externen Partnern (E-Mail, Fax, Brief). Gerade vorgangsbezogener Schriftverkehr spielt für eine lückenlose Dokumentation im OTC-Prozess eine zentrale Rolle.

Mit STREIT Sales Registry (SSR) for ELO erhalten Sie eine vorkonfigurierte Ablagelogik, um Ihren gesamten Verkaufsprozess so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten. Durch die zentrale und lückenlose Dokumentation aller Vorgänge sparen Sie Zeit, schaffen Sicherheit in Bezug auf Datenschutz und Auskunftsfähigkeit gegenüber Ihren Kunden und erhöhen die Effizienz in Ihrem Unternehmen.

STREIT Sales Registry (SSR) for ELO beinhaltet unter anderem die Verarbeitung der meistgebrauchten Beleg- bzw. Dokumentenarten im Verkauf. Diese sind u.a.:

• Kundendokumente
• Angebote
• Auftragsdokumente
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Gutschriften
• Mahnungen
• Schriftverkehr zum Kunden
• Schriftverkehr zum Auftrag

Alle vorgangsbezogenen Dokumente werden automatisch über die Vorgangsnummer in Akten zusammengefasst. Die Suche und Ablage erreichen Sie wahlweise über ELO Dropzone Kacheln.

Vorteile auf einen Blick:

• Vorkonfigurierte Ablagestrukturen: Standards für die Ablage von Vertriebsdokumenten
• Einfache Suche und Abruf: Schnellzugriff auf alle relevanten Dokumente
• Verbesserte Organisation: Klare und strukturierte Ablage
• Enthaltene Belegtypen: Anfragen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen

STREIT Purchase Registry (SPR) for ELO

Der "Purchase to Pay"-Prozess (auch als P2P-Prozess abgekürzt) umfasst den gesamten Einkaufsprozess eines Unternehmens von der Bedarfserkennung bis zur Zahlung an Lieferanten. Ähnlich wie der "Order to Cash"-Prozess durchläuft der "Purchase to Pay"-Prozess mehrere Schritte und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens sowie Interaktionen mit externen Partnern und Lieferanten.

STREIT Purchase Registry (SPR) zielt darauf ab, Ihren Einkaufsprozess effizient und kontrolliert zu gestalten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die benötigten Waren und Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt und zu den besten Konditionen erhält. Dies trägt zur Kostenkontrolle, Lieferantentransparenz und betrieblichen Effizienz bei.

STREIT Purchase Registry (SPR) for ELO beinhaltet unter anderem die Verarbeitung der meistgebrauchten Beleg- bzw. Dokumentenarten in Einkauf und Buchhaltung. Diese sind u.a.:

• Lieferantendokumente
• Anfrage
• Bestellung
• Bestelldokument
• Liefernachweis
• Einkaufsrechnungen
• Einkaufsgutschriften
• Schriftverkehr zum Kunden
• Schriftverkehr zum Auftrag

Vorteile auf einen Blick:

• Standardisierte Ablagestrukturen: Optimiert für Einkaufsdokumente
• Effiziente Dokumentenverwaltung: Schneller Zugriff und einfache Verwaltung
• Optimierte Prozesse: Reduziert Suchzeiten und verbessert die Nachverfolgbarkeit

Kundenvorteile

Mit unserer Standardlösung profitieren Unternehmen von:

• Schneller Projekteinstieg: Reduzierte Implementierungszeit dank vorkonfigurierter Module
• Erhöhte Effizienz: Optimierte Prozesse und Workflows, die die Produktivität steigern
• Skalierbarkeit: Die Lösung wächst mit den Anforderungen des Unternehmens
• Kostenersparnis: Geringere Implementierungskosten durch die Nutzung einer Standardlösung
• Individualisierung: Die Out-of -the-Box Lösung lässt sich so anpassen, dass Sie optimal davon profitieren
• Updatefähigkeit: Durch sinnvolles Customizing bleibt die Lösung auch nach einem Update nutzbar

Unsere Standardlösung ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumenten- und Informationsmanagementsysteme schnell zu optimieren und so den Geschäftswert zu steigern. Automatisierung von Prozessen und Verbesserung der Datensicherheit tragen zu einer signifikanten Effizienzsteigerung bei.

Integration und Zukunftssicherheit

Die Standardlösung integriert sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen und unterstützt die gängigen ERP- und CRM-Systeme. Unsere API-Schnittstellen ermöglichen eine einfache Anbindung an andere Softwarelösungen. Durch den modularen Aufbau von ELO und das Customizing auf Basis der ELO ECM Suite sind wir in der Lage die einzelnen Produkte kontinuierlich weiterzuentwickeln und um neue Funktionen und Module zu erweitern. Zukünftige Updates werden zusätzliche Automatisierungs- und Analysetools enthalten, um die Effizienz weiter zu steigern.

Fazit

Durch die Erfahrung aus zahlreichen Projekten empfehlen wir einen standardisierten Projekteinstieg. Mit den STREIT Solutions gestaltet sich die Implementierung Ihres ECM-Systems mühelos. Technische Lösungen und bewährte Vorgehensweisen werden in einer benutzerfreundlichen Form zur sofortigen Verwendung bereitgestellt.

Gegenüber der herkömmlichen Vorgehensweise bei Individualprojekten sparen Sie sich langwierige Konzeptionsphasen, manuelle Installation und Einzeleinrichtung. Mit den STREIT Solutions for ELO können Sie Ihr ECM System in kürzester Zeit nutzen und erste Erfahrungen sammeln. Dank maximaler Skalierbarkeit lassen sich Ihre individuellen Anforderungen leicht ergänzen.

Sie wollen mehr erfahren?

Dann kontaktieren Sie gerne unsere ECM-Consultants.