Next Level der virtuellen Zusammenarbeit - Medientechnik & digitale Meetingkultur

Neue Meetingformate - virtuell oder hybrid

Aber was hat sich verändert? Die moderne Meetingkultur zeichnet sich durch die Nutzung fortschrittlicher Technologien, effizientere Strukturen, erhöhte Zielorientierung und viel Spielraum für Flexibilität, Teilhabe, Kreativität und eine stärkere Fokussierung auf die Bedürfnisse der Teilnehmer aus. 

Die digitale Transformation hat spannende und interaktive Möglichkeiten für virtuelle oder hybride Meetings eröffnet. Plattformen wie Microsoft Teams, Webex, Zoom oder Google Meet ermöglichen es Personengruppen, sich unabhängig von ihrem Standort virtuell zu vernetzen. Auch eine Kombination aus physischen und virtuellen Teilnehmern ist zur Norm geworden.

Kollaboration über den Bildschirm

Das Teilen von Dokumenten und Videos, das Abhalten von Präsentationen und Schulungen, eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, Chatten, die Durchführung von Abstimmungen und Umfragen, die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung eines virtuellen Whiteboards für Brainstorming und Notizen, Breakout-Räume für die Unterteilung der Hauptkonferenz in kleinere Gruppenräume für Diskussionen in kleinen Gruppen, das Aufzeichnen des gesamten Meetings für spätere Wiedergabe oder Protokollierung, ein virtuelles Handheben zur Erlangung von Aufmerksamkeit des Moderators oder um Fragen zu stellen, Emojis als Reaktion, die Rollenverwaltung von Teilnehmern und Moderatoren, das Markieren und Kommentieren von geteilten Inhalten direkt auf dem Bildschirm – eine breite Range an Interaktionsmöglichkeiten ganz im Sinne der neuen Arbeitsweisen!

Diese und weitere vielfältige Funktionen machen digitale Meetings zu einem mächtigen Werkzeug, das weit über das einfache Videotelefonat hinausgeht und eine höchst effektive Zusammenarbeit ermöglicht. Eine Zusammenkunft in virtuellen Räumen, die so real wirkt, als säßen wir alle im selben Raum.

Intelligente Medientechnik als Enabler für Collaboration

Um hierfür eine medienbruchfreie Kommunikation und Kollaboration über Bild und Ton zu gewährleisten, ist eine ausgeklügelte Medientechnik für die individuellen Bedürfnisse unabdingbar.

Unterstützende Hardware:

• Notebooks mit Headsets: Mobile Notebooks mit integrierter Kamera und stabiler WLAN-Anbindung lassen die Mitarbeitenden von überall an Besprechungen teilnehmen. Headsets sorgen für eine Geräuschunterdrückung in der Umgebung sowie für eine optimale Sprach- und Audioübertragung.
• Meetingboards: Ein großer, multifunktionaler Bildschirm an der Wand im Konferenzraum oder mobil auf Rollen ist die perfekte Projektionsfläche für die Meetingübertragung für mehrere Personen. Integrierte Touchscreens und interaktive Whiteboards bringen die Kreativität zurück in Meetings und erlauben es, intuitiv Dokumente zu bearbeiten, zu verschieben oder handschriftliche Erläuterungen einzufügen. Mit wenigen Berührungen des Touchscreens können Präsentationen aufgerufen oder Teilnehmer hinzugeholt werden. Verbaute 4K Kameras und Displays bieten eine gestochen scharfe Bildqualität, die besonders bei Präsentationen und detaillierten Visualisierungen von Vorteil ist. Dies erleichtert das Verständnis komplexer Inhalte und fördert die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Eine Premium-Soundqualität wird durch die verbaute Audio-Technik und raffinierte KI-Tools sichergestellt.
• Erweiterte Kameras und Mikrofone: Hochwertige Meetingboards verfügen bereits über eine exzellente Sound- und Bildqualität. Nichtsdestotrotz gibt es zahlreiche erweiterbare zusätzliche Audio- und Videotechnik-Module wie beispielsweise Soundbars, die individuell für jegliche Bedürfnisse und räumliche Gegebenheiten das Maximale an hochauflösender Videoqualität und kristallklarem Klang herausholen.
• Erweiterte Raumsteuerungssysteme: Damit die physischen Teilnehmer im Konferenzraum in Sekundenschnelle und mit nur einem Klick ihr Notebook mit dem Bildschirm verbinden können, eignet sich ein zusätzliches kabelloses Konferenzsystem. Intelligente Systeme zur Steuerung von Licht, Ton, Jalousien und Temperatur verbessern das Meeting-Erlebnis und passen die Umgebung den Bedürfnissen der Teilnehmer an.

Digitale Meetingkultur als Erfolgsgarant

Mit der richtigen Medientechnik als Basis und einer abgestimmten Meetingkultur können Unternehmen in der heutigen schnelllebigen und vernetzten Arbeitswelt das volle Potenzial an kollaborativer Zusammenarbeit ausschöpfen und den Output einer Besprechung auf ein neues Level in Sachen Kommunikation, Kollaboration und Produktivität heben.

Die Zukunft der Meetings ist digital, vernetzt und innovativ. Die Zusammenarbeit wird sich intensivieren und Teams können völlig unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenarbeiten. Dies bedingt weniger Reisen und eine bessere Nutzung der Arbeitszeit, was für Unternehmen zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann und außerdem der Umwelt zugutekommt. Effizient strukturierte Meetings sparen Zeit und ermöglichen es den Teilnehmern, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und maximale Produktivität zu erreichen.

Schlussendlich fördert eine positive Meetingkultur, die die Bedürfnisse der Teilnehmer respektiert und auf ihre Beiträge wert legt, nicht nur die Zusammenarbeit im Unternehmen, sondern steigert auch das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden und wird sie dauerhaft zufriedener machen.

Acht Tipps zur Implementierung einer effizienten digitalen Meetingkultur

1. Investieren Sie in die richtige Technologie: Stellen Sie sicher, dass Sie die besten und für Sie passenden Tools für Videokonferenzen, digitale Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement verwenden.
2. Bauen Sie eine sichere IT-Infrastruktur auf: Technische Komplikationen wie Verbindungsprobleme oder Hardware-Ausfälle können Meetings massiv stören. Überprüfen und stabilisieren Sie Ihre WLAN-Ausleuchtung im Unternehmen und stimmen Sie alle Systeme fachmännisch aufeinander ab.
3. Bedenken Sie den Datenschutz: Die Sicherheit von sensiblen Informationen muss stets gewährleistet sein. Nutzen Sie daher sichere Plattformen, implementieren Sie Datenschutzrichtlinien und sensibilisieren Sie die Meeting-Teilnehmer.
4. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden: Bieten Sie regelmäßig Schulungen und Hilfestellungen an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die neuen Technologien und Anwendungsfelder effektiv nutzen können. Werden die zahlreichen Features und Möglichkeiten der Collaboration-Lösungen nicht verstanden oder genutzt, gehen Motivation und Effizienz verloren.
5. Etablieren Sie klare Regeln und Erwartungen: Definieren Sie, wie digitale Meetings organisiert und durchgeführt werden sollen und kommunizieren Sie diese Erwartungen klar. Dazu gehören beispielsweise die Einhaltung von Pünktlichkeit, ein Vorab-Technikcheck, das Erscheinungs- und Hintergrundbild während Meetings, das Stummschalten bei einer Sprechpause etc.
6. Klare Agenda mit Zielsetzung: Eine gut durchdachte und vorab kommunizierte Agenda stellt sicher, dass alle Teilnehmer wissen, worum es geht und sich vorbereiten können. Die Rolle des Moderators/der Moderatoren sollte vorab festgelegt werden. Denken Sie auch darüber nach, ob jedes Besprechungsthema und -format sich für eine digitales oder hybrides Meeting eignet. In manchen Fällen ist dem nicht so und eine persönliche vis-à-vis-Zusammenkunft geeigneter.
7. Fördern Sie eine offene Kultur: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich aktiv an Meetings zu beteiligen und ihre Meinungen zu teilen.
8. Feedback einholen und anpassen: Bitten Sie regelmäßig um Feedback zu Ihren Meetings und passen Sie Ihre Vorgehensweise entsprechend an.

Als Experte für Bürotechnik bietet Ihnen STREIT systec IT-Lösungen nach Maß sowie vielfältige professionelle Collaboration-Lösungen. Mit unserem ausgewählten Produkt- und Dienstleistungsportfolio bieten wir Beratung und Unterstützung, insbesondere im Bereich teambasierter Videokonferenz-Lösungen. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen Ihre individuellen Collaborations-Lösungen, damit Sie im Team ortsunabhängig und zielführend zusammenarbeiten können. Sprechen Sie uns an!