5 Schritte zur erfolgreichen Einführung eines ECM-Systems

Wenn Sie bereit sind, in Ihrem Unternehmen Bestehendes zu verändern und Ihre betrieblichen Abläufe auf den Prüfstand zu stellen, dann haben Sie den ersten wichtigen Schritt zur Einführung eines ECM-System bereits hinter sich. 

Dabei geht es nicht darum, bewährte Abläufe abzuschaffen oder gar Arbeitsplätze abzubauen. Es geht vielmehr um ein Umdenken, gerade bei wiederkehrenden analogen Prozessen, die Sie und Ihre Mitarbeiter davon abhalten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – den geschäftlichen Erfolg Ihres Unternehmens.

Steigern Sie Ihre Effizienz durch ein ECM-System: Optimal eingebunden in Ihre bestehende IT-Landschaft sorgt ECM für automatisierte Prozesse, digitales Informationsmanagement sowie Sicherheit und Datenschutz. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein ECM-System erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen und was es zu beachten gilt.

1. Machen Sie „Werbung“ für Ihr Digitalisierungs-Projekt

Binden Sie so früh wie möglich alle Beteiligten mit ein, sowohl die Entscheidungsträger im Unternehmen als auch zukünftige Anwender. Durch offene Kommunikation und die Chance zur Mitwirkung am Digitalisierungsprojekt sind das beste Mittel gegen etwaige Vorbehalte oder gar Ängste aus den beteiligten Fachbereichen. Zeigen Sie den Anwendern Perspektiven auf, z.B. durch die enorme Entlastung im Arbeitsalltag durch den Wegfall zeitaufwendiger manueller Tätigkeiten.

2. Identifizieren Sie Ihren Bedarf und Ihre Kernanforderungen

Bevor Sie tiefer in das Thema einsteigen und sich Softwarelösungen anschauen, empfiehlt es sich, Ihre wichtigsten Anforderungen zu definieren. Dort, wo heute Ihre papierbasierten Prozesse, z. B. im Einkauf, im Vertrieb, im Rechnungswesen oder im Personalbereich, unrund laufen, wo viel Papier bewegt oder auf Anfragen nur langsam reagiert wird, besteht oft das größte Potenzial. 

Im Rahmen eines gemeinsamen Vorgesprächs helfen wir Ihnen dabei, Ihren konkreten Bedarf zu ermitteln. Dabei ist auch zu klären, welchen Nutzen Ihr Unternehmen durch ECM erzielen soll. Dieser kann sich z.B. durch Verbesserung betrieblicher Abläufe ergeben, leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Einsparung teuren Büroraumes. Notieren Sie gerne schon einmal, welche Abteilungen, Dokumente und Prozesse betroffen sind. Unsere ECM-Checkliste hilft Ihnen dabei als Orientierung.

3. Erstellen Sie ein Anforderungsprofil und Definieren Sie Ihre Ziele

Wenn Sie nun wissen, welche Bereiche den größten Bedarf haben, ist es ratsam, Ihre Prozesse genau zu analysieren. Erstellen Sie ein Anforderungsprofil, dass Ihre Ausgangsituation, Projekthintergründen und Schwerpunkten der geplanten Lösung beinhaltet. Dabei sollten auch die Projektziele und -meilensteine berücksichtigt sein. 

Bei der Erstellung Ihres Anforderungsprofils unterstützen wir Sie im Rahmen einer Prozessanalyse durch unsere zertifizierten Consultants. Unsere Leistungen beinhalten zu diesem Zeitpunkt eine produkt- bzw. herstellerneutrale Beratung, die noch nicht spezifisch auf eine bestimmte zu implementierende Softwarelösung zugeschnitten sein muss.

Die Prozessanalyse und das daraus resultierende Anforderungsprofil sollen Ihnen als Basis für die Einführung bzw. Erweiterung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) auf Basis der ELO ECM Suite dienen und Sie bei der Anbieterauswahl unterstützen.

4. Konzipieren Sie Ihr ECM-Projekt professionell und sorgfältig

Haben Sie sich für eine Hersteller-Lösung und einen Implementierungspartner entschieden, kann die eigentliche Konzeption der Umsetzung erfolgen. Dabei werden Ihre individuellen Anpassungswünsche, das Customizing, der Standardsoftware in Form eines Pflichtenhefts definiert. 

Idealerweise stimmen sich die Projektverantwortlichen in einem Kick-Off über den Projektablauf, die Zeitschiene und die Kommunikationsstruktur ab. 

Sobald alle vorbereitenden Maßnahmen abgeschlossen sind und die Infrastruktur vorbereitet ist,  planen die Projektverantwortlichen ein gemeinsames Kick-Off. Dabei werden die Rollen im Projekt sowie die Projektvorgehensweise mit Ihnen besprochen. Auch die Kommunikationsstrategie, Vorbereitungen für das Roll-Out und Zeitschiene bis zum Go Live werden gemeinsam festgelegt.

Als Leitlinie zur erfolgreichen Umsetzung Ihrer Softwarelösung geben wir Ihnen vor dem Kick-Off das STREIT-Projekthandbuch sowie zahlreiche Tipps und Vorlagen an die Hand. 

5. Think big – start small: Starten Sie in kleinen Schritten, aber denken Sie an die Zukunft

Die Einführung eines ECM-Systems ist in erster Linie ein organisatorisches Projekt und bringt zwangsläufig Veränderungen für die Mitarbeiter mit sich. Durch das Vier-Augen-Prinzip haben wir für Sie eine Qualitätssicherung etabliert. Erst, wenn wir sicher sind, dass alles läuft, wird die Umsetzung mit einem kleinen Kreis an Key-Usern getestet. Nach der erfolgreichen Testphase begleiten wir Sie selbstverständlich auch bei der Schulung Ihrer Anwender und dem Roll-Out der Lösung. 

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Auch wenn es sich empfiehlt, in kleinen Schritten zu beginnen, sollten Sie nicht das „Große-Ganze“ aus den Augen verlieren. Eventuell verändern sich die Prozesse in Ihrem Unternehmen oder andere Geschäftsbereiche wollen auch von der ECM-Lösung profitieren. Unsere MitSTREITer stehen Ihnen auch nach der erfolgreichen Einführung beratend zur Seite und unterstützen Sie im Regelbetrieb.

FAZIT

Ein ganzheitliches ECM-System ist eine flexible Lösung zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Bei STREIT setzten wir auf Standardlösungen, die sich schnell implementieren und gleichermaßen auf Ihre Bedürfnisse anpassen lassen. So bleiben Sie auch dann flexibel, wenn sich Ihre Gegebenheiten ändern oder Ihre Anforderungen steigen. Gerne unterstützen wir Sie dabei, das ECM-System optimal in Ihre bestehende IT-Landschaft einzubinden und Ihre Unternehmensprozesse damit effizienter zu gestalten.

Erste Inspiration zu verschiedenen Businesslösungen finden Sie hier!

 Als Experte für Dokumentenmanagementsysteme stehe ich Ihnen natürlich gerne für Fragen zur Verfügung. Sprechen Sie mich einfach an oder vereinbaren Sie direkt einen Beratungstermin.