Das Multispace-Büro als strategisches Werkzeug: Warum es nur mit der richtigen Herangehensweise funktioniert

Was die Wissenschaft über die Produktivität im Multispace sagt

Für viele gelten offene Büroformen als Inbegriff der Ablenkung. Doch unsere erste Studie, eine zehntägige Tagebuchstudie in drei Unternehmen, lieferte ein überraschendes Bild: Es gibt keine signifikanten Unterschiede in der Anzahl oder Art der Arbeitsunterbrechungen zwischen Multispace- und traditionellen Büros. Gleichzeitig bewerteten die Mitarbeiter in Multispace-Büros die Informationen, die sie durch diese Unterbrechungen erhielten, als nützlicher. Die Qualität des Austauschs überwiegt also die Quantität der Unterbrechungen.

Diese Erkenntnis wurde durch eine zweite, experimentelle Laborstudie untermauert. Bei dieser Untersuchung, die eine Problemlöseaufgabe im Stil eines Escape Games umfasste, zeigte sich, dass die Teilnehmer in einer Multispace-Umgebung schneller reagierten und die Aufgabe mit weniger Hilfestellungen bewältigten. Der Grund: Sie tauschten sich häufiger und früher aus, was zu einem effizienteren kollektiven Problemlösungsprozess führte. Die Studie belegte also, dass Multispace-Büros die kognitive Flexibilität fördern und die Zusammenarbeit katalysieren können. Was viele als störende Geräuschkulisse empfinden, ist in Wahrheit die Dynamik einer sich anpassenden und lernenden Gruppe. Die Anwesenheit einer Führungsperson verstärkte diese positiven Interaktionsmuster und verkürzte sogar die Bearbeitungszeit.

Praktische Implikationen: Arbeitsart bestimmt Arbeitsort

Was bedeutet das konkret für Sie als Entscheidungsträger? Es geht nicht darum, Wände einfach einzureißen und auf das Beste zu hoffen. Die Erkenntnisse zeigen, dass Multispace-Büros als Katalysatoren für Kommunikation und Effizienz wirken können – aber nur, wenn sie richtig gestaltet sind. Der Schlüssel liegt im sogenannten "Activity Based Working" (ABW). Betrachten Sie die Investition nicht als reine Kosteneinsparung durch Flächenoptimierung, sondern als eine strategische Entscheidung zur Steigerung der Innovationskraft und der teaminternen Dynamik. Ein nach ABW-Prinzipien gestaltetes Büro wird zum Ökosystem: Es bietet eine Vielfalt an Zonen, die auf die unterschiedlichen Arbeitsbedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten sind. Es gibt Bereiche für spontane Kollaboration und Kommunikation, aber auch ausreichend Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten oder vertrauliche Telefonate. So wird der Multispace zu einem Werkzeug, das durch gezielte Planung das volle Potenzial entfaltet, indem es die Leistung bei komplexen, interaktionsintensiven Aufgaben verbessert und die Konzentration bei Einzelarbeit ermöglicht.

Ein weiterer entscheidender Vorteil, den die offene Interaktion mit sich bringt, ist das Phänomen der Serendipität. Der wertvolle, aber nicht geplante Informationsaustausch schafft eine Umgebung, in der "glückliche Zufälle" entstehen können. Ein kurzer Austausch an der Kaffeemaschine kann zu einer neuen Idee für ein Projekt führen, die in einem abgeschotteten Umfeld nie entstanden wäre. Diese positiven Zufallsbegegnungen wirken sich direkt auf die Innovationskraft und Problemlösungskompetenz aus.

Herausforderungen meistern: Strategien für den optimalen Multispace

Die positiven Aspekte des Multispace-Konzepts sind unbestreitbar, doch sie kommen nicht ohne Herausforderungen. Unsere Studien identifizierten auch die Schwierigkeiten, mit denen sich Mitarbeiter konfrontiert sehen, darunter die als belastend empfundene Lautstärke, ein leicht erhöhtes Stresserleben, sowie Gefühle von Müdigkeit und Anstrengung. Auch die fehlende Individualität des eigenen Arbeitsplatzes und die Sorge um die Vertraulichkeit von Gesprächen wurden als Bedenken genannt.

Diese Herausforderungen müssen aktiv und strategisch angegangen werden. Es genügt nicht, Räume einfach zu öffnen, man muss sie auch richtig schließen können. Hier liegt die Kunst in der Gestaltung:

• Rückzugsflächen und Fokuszonen: Schaffen Sie neben offenen Bereichen auch Orte, die gezielt für Einzelarbeit und Konzentration konzipiert sind. Sogenannte "Fokusflächen" oder schalldichte Telefonzellen bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, in Ruhe zu arbeiten oder vertrauliche Gespräche zu führen.
• Fokuszeiten: Etablieren Sie feste "Fokuszeiten", in denen die interne Kommunikation minimiert wird. Dies gibt dem Team die Möglichkeit, ohne Unterbrechungen an komplexen Aufgaben zu arbeiten und die Konzentration gezielt zu fördern.
• Feedbackkultur: Investieren Sie in eine Kultur, in welcher es in Ordnung ist, den anderen auch mal auf die Lautstärke beim Telefonieren hinzuweisen. Es wird immer wieder zu Störungen kommen, wichtig ist, wie man damit umgeht.
• Akustikmaßnahmen: Investieren Sie in Akustik-Lösungen wie schallabsorbierende Decken, Wandpaneele oder Teppiche. Diese Maßnahmen reduzieren den Geräuschpegel erheblich und schaffen eine angenehmere Arbeitsatmosphäre, die das Stresserleben minimiert.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen verwandelt einen einfachen Multispace in einen intelligenten, psychologisch fundierten Arbeitsraum, der die Produktivität und das Wohlbefinden nachhaltig steigert.

Der Wandel als Lernprozess: Warum Möbel allein nicht reichen

Eine uns gut bekannte Fehlannahme ist, dass ein neues Bürodesign von allein für mehr Zusammenarbeit und Produktivität sorgt. Büros sind keine Selbstläufer. Die Umstellung auf eine neue Arbeitswelt ist ein psychologischer Lernprozess. In der dritten Studie der Universität Freiburg wurden diese Lernprozesse mittels qualitativer Interviews und Mindmapping untersucht.

Die Umstellung auf ein neues Bürokonzept erfordert, dass die Mitarbeitnden alte Gewohnheiten ablegen und neue erlernen. “Wir stellten fest, dass dieses Lernen vor allem informell geschieht (...) und dabei vor allem durch Beobachtung und Ausprobieren”, bemerkt David Buggle, mittlerweile bei der Partner AG als Arbeitspsychologe beschäftigt. Und an dieser Stelle kommt der entscheidende Faktor Führung ins Spiel: Das Verhalten der Führungskräfte, aber auch anderer Mitarbeiter, hat direkten Einfluss darauf, wie das Team die neue Umgebung annimmt. Wenn Führungskräfte selbst das neue Büro nutzen, flexible Arbeitsweisen vorleben und aktiv den Austausch suchen, ermutigen sie das gesamte Team, die Vorteile der neuen Arbeitsumgebung voll auszuschöpfen. Es ist ihre Aufgabe, den Wandel zu initiieren und zu begleiten, nicht nur ein schönes Büro einzurichten. Das Büro ist die Hardware, die Unternehmenskultur ist die Software. Ohne ein passendes Update der Software wird die neue Hardware nicht ihr volles Potenzial entfalten können. Mitarbeitende machen so positive Erfahrungen mit der neuen Büroumgebung, weil sie den positiven Einfluss des Büros auf ihre Arbeit feststellen können.

Genau dann werden weitere weitreichende positive Effekte auf die Belegschaft beobachtet. Eine durchdachte Transformation fördert nicht nur eine positivere Stimmung (E-Diary), sondern auch das allgemeine Wohlbefinden (alle Studien) und die soziale Unterstützung (Labor- und Befragungsstudie) unter den Kollegen. Diese Faktoren tragen maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und stärken das Gemeinschaftsgefühl.

Praktische Implikationen: Der Wandel braucht einen Plan

Wie können Sie diesen psychologischen Prozess aktiv steuern? Zunächst gilt: Kommunikation ist alles. Erklären Sie Ihrem Team frühzeitig und transparent, warum Sie diesen Schritt gehen. Nehmen Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeiter ernst und zeigen Sie auf, wie die neue Umgebung ihnen helfen wird, ihre Ziele besser zu erreichen. Schaffen Sie Räume für informelles Lernen, zum Beispiel durch einladende Gemeinschaftsbereiche oder auf kultureller Ebene die regelmäßige Organisation von kurzen Reflexionsrunden, in denen Mitarbeiter Best Practices für das Arbeiten in der neuen Umgebung teilen können.

Vor allem aber: Gehen Sie als Führungskraft voran. Nutzen Sie selbst die neuen Kollaborationsflächen, führen Sie kurze Stand-up-Meetings an den dafür vorgesehenen Orten durch und zeigen Sie, wie man konzentrierte Arbeit und Kommunikation geschickt voneinander trennt. Ihr Verhalten ist das stärkste Signal und transformiert die Skepsis in die Überzeugung, dass der Wandel eine Chance ist. Wenn die Mitarbeiter sehen, dass Sie als Führungskraft in die neue Arbeitsweise investieren, stärkt dies ihren Stolz und ihre Identifikation mit dem Unternehmen.

Die zentralen Studienergebnisse im Überblick

• Keine Angst vor Ablenkungen: Entgegen gängiger Vorurteile führt ein Multispace-Büro nicht zu mehr Arbeitsunterbrechungen. Die Studie zeigte zudem, dass der Informationsaustausch als nützlicher empfunden wird und zur Serendipität von Ideen beiträgt (E-Diary Studie).
• Förderung der Flexibilität: Offene Bürokonzepte können die kognitive Flexibilität und die kollektive Problemlösung steigern, was zu schnelleren Reaktionszeiten und effizienteren Arbeitsabläufen führen kann (Laborstudie).
• Führung als Erfolgsfaktor: Der Wandel zu einer modernen Arbeitswelt ist ein kultureller Prozess. Das Vorleben durch Führungskräfte und die Unterstützung des informellen Lernens sind essenziell für einen erfolgreichen Übergang, der zu besserem Wohlbefinden und mehr sozialer Unterstützung führt (Befragungsstudie).

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