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Tipps für interaktive und hybride Zusammenarbeit 

Hybride Meetings sind das Zauberwort der Stunde. Hybrid bedeutet hier die Mischung aus physischer und digitaler Anwesenheit. MS Surface Hub, Clickshare, Leinwand, Displays … viele Begriffe schwirren einem um die Ohren, wenn man sich als Mitarbeiter in der Teeküche darüber unterhält.

Der ganzheitliche hybride Arbeitsplatz mit großer Leinwand ist mittlerweile ein großes Thema für jedes Unternehmen. Denn die Situation spätestens seit Corona ist die: Manche Mitarbeitende sind physisch vor Ort, manche schalten sich von zuhause zu oder von einem Café oder von innerhalb der Firma aus einem anderen Gebäudeteil. 

Wir brauchen eine neue Idee von Meetings

Besprechungen und damit Besprechungsräume müssen also umgestaltet werden. Sie müssen anwesende sowie digital zugeschaltete Mitarbeitende bestmöglich integrieren. Wir alle wissen: Das Homeoffice wird bleiben. Gleichzeitig digital und analog zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten – das erfordert auch eine neue Vorstellung von Meeting. Und es erfordert die entsprechende Technologie, die leicht zu bedienen ist und reibungslos funktioniert.

Ein Klick und das Meeting startet

Ein Klick und ich bin mit meinem Laptop sofort zugeschaltet. Ich betrete einen Raum und mein Laptop verbindet sich automatisch mit Raumkameras, Lautsprechern und Soundbars. Innerhalb von Sekunden! Keine Kabel, kein Chaos, keine Zeitverschwendung mit Adaptern oder der Suche von irgendwelchen Anschlüssen. Ein Klick und ich sehe und höre die anderen Teamkollegen und -kolleginnen und kann mit ihnen etwa an einem Whiteboard zusammenarbeiten und gleichzeitig – wo immer ich gerade bin – auf meine Daten und Unterlagen zugreifen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die einem Unternehmen in seinem Firmengebäude zur Verfügung stehen, um diesen Mix aus analoger und digitaler Präsenz seiner Mitarbeitenden gut zu händeln:

1. Bring your own meeting (BYOM)

Ich bringe als Mitarbeiter mein Endgerät mit, also mein Smartphone, mein Tablet, meinen Laptop, und verbinde es mit der Technik vor Ort im Besprechungsraum. Es darf dabei keine Medienbrüche geben. So gelingt mir eine interaktive Zusammenarbeit und Kommunikation mit den anwesenden und den zugeschalteten Kollegen und Kolleginnen. Es braucht also USB-Verbindungen oder gemeinsame Apps, um sich zusammenzuschließen. 

2. Bring yourself

Ich muss für die hybride Teambesprechung keine eigenen Endgeräte wie etwa Notebook oder Laptop mitbringen. Ich bringe nur mich selbst mit.  In diesem Fall stellt das Unternehmen sämtliche Geräte sowie Software zur Verfügung, die für die Konferenz benötigt werden. Sämtliche Technik für das Meeting ist vorhanden.

Was muss man noch beachten, wenn man hybrid zusammenarbeiten will?

Zugriff auf Daten 

Um gemeinsam hybrid zusammenarbeiten zu können, muss ich auf meine Inhalte – also Dokumente, Präsentationen etc. – zugreifen können, die auf dem Laufwerk oder der Cloud gespeichert sind. Egal, wo ich bin, müssen die Dokumente abrufbar sein, damit ich gemeinsam und gleichzeitig mit meinen Kolleginnen und Kollegen im hybriden Team diese bearbeiten kann. 

Große Präsentationsfläche

Für die hybride Zusammenarbeit braucht es logischerweise sehr große Präsentationsflächen oder Displays, auf denen die zugeschalteten Kolleginnen und Kollegen, aber auch Texte oder Diagramme etc. großformatig und gestochen scharf zu sehen sind. So hat man das Gefühl, als ob man zusammen mit den Kolleginnen und Kollegen live vor Ort sei. Wie sagte jemand neulich sehr treffend: „Ein virtuelles Meeting ist wie Fernsehschauen, nur dass der Fernseher hier zurückschaut und auch noch mit mir spricht.“

Sehen und hören

Sehen und hören sowie selbst gesehen und gehört werden – das ist das technische Fundament für eine gute und erfolgreiche Kommunikation und Zusammenarbeit. Wir sprechen also von visueller Qualität, von Akustik, von Licht sowie außerdem von idealer Raumumgebung. Diese Parameter sind entscheidend bei der Auswahl der Hard- und Software.

Produktauswahl von MS Teams bis iiyama

Der Markt ist riesig und unübersichtlich. Welche Hard- und Software ist geeignet?

Wir von STREIT haben sehr lange viele Systeme getestet und verglichen. Dann haben wir eine Auswahl getroffen.

Hervorragend bewährt haben sich für uns im täglichen Einsatz:

• MS Teams als Konferenzplattform
• MS Surface Hub als interaktives Whiteboard
• Videokameras und Lautsprecher von Yealink
• Multitouch Displays und Monitore von iiyama (Mit Yealink und iiyama lässt sich wunderbar auf jede Raumsituation reagieren. Beide sind kompatibel mit MS Teams)

Dieses Paket ermöglicht uns modulare sowie standardisierte Lösungen und damit eine große Flexibilität. Der Einstieg ist leicht, alles lässt sich ausbauen und funktioniert reibungslos im Zusammenspiel. Eben genauso, wie man es gerne für das hybride Meeting hätte.

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