New Work funktioniert ganz einfach, wenn man gut plant

Im gleichen Rhythmus Kanufahren oder Paddeln zwischen Stromschnellen? „Heute ist die Wirtschaft nicht mehr der ruhige Fluss, sondern ein Wildwasser. Man muss anders paddeln.“ So beschrieb neulich die leitende Innenarchitektin von Vitra, Pirio Kiefer, Head of Consulting & Planning Studio bei Vitra, die aktuelle Situation für Unternehmen weltweit.

Unternehmen denken deshalb mittlerweile anders darüber nach, wie sie Arbeitsplätze konzipieren. Denn sie brauchen andere Narrative, um ihre Mitarbeitende zu finden und zu binden. „Das Büro hat sein Monopol auf Arbeit verloren“ – auch so ein schöner Satz, der deutlich macht, was sich eh schon verändert und seit Corona noch beschleunigt hat: Fluide und volatil – so lässt sich die Situation insgesamt beschreiben. Die schöne neue Arbeitswelt hat sich aufgelöst und findet sich gerade wieder neu.

Orientieren

Nach Corona jedoch gelten andere Prämissen. Diese Prämissen sind für jedes einzelne Unternehmen individuell und müssen zunächst herausgefunden werden. Wer also über die Neugestaltung seiner Arbeitsplätze nachdenkt, hat eine größere To-do-Liste vor sich, die es abzuarbeiten gilt. Sie umfasst fünf große Phasen. Sie beginnt mit dem Jetzt.

Analysieren

Das Hier und Jetzt analysieren bedeutet: die Raumarchitektur genau unter die Lupe nehmen. Das umfasst aber auch Personalmanagement, IT-Infrastruktur und Unternehmenskultur. Was haben wir? Was brauchen wir? Rückzugsorte oder teamorientierte Räume? Oder beides? Wer kommt wann ins Büro – und wozu? Um sich auszutauschen und sich an der Kulturtankstelle Unternehmen mit Identität, Sinnstiftung, Kreativität zu betanken? Oder um To-dos abzuarbeiten? ,Alles hängt mit allem zusammen. Klingt so einfach. Ist aber manchmal ziemlich komplex.

Beteiligen

Top-Down-Entscheidungen sind heute schwierig zu vermitteln. Mitarbeitende möchten beteiligt werden. Und das ist auch gut so. Denn wenn sie gehört werden, sind sie später engagiert mit dabei. Zunächst die Führungskräfte ins Boot holen:  In Workshops und der Erarbeitung von Leitbildern sowie durch Prozessbeschreibungen und Abklären der Rahmenbedingungen und des Budgets sind Führungskräfte als erstes involviert. Dann die Belegschaft: Diese online befragen und mit ihnen Workshops zu ihren Arbeitsplatzanforderungen, Bedürfnissen und Wünschen durchführen – selbstredend. In all solchen Beteiligungsformaten lassen sich zudem Workflows, Arbeits- und Raumkonzepte wunderbar erarbeiten. 

Planen

Das Fundament ist gelegt. Die Bedarfe und Wünsche sind definiert. Jetzt geht es an die Details: Planungen zu Möblierung, ersten Entwürfen und Umsetzungen, gemeinsam mit Innenarchitekten, Einrichtern, Möbelbauern, IT-Architekten etc. Die Marschrichtung wird festgelegt. Es kann losgehen mit externer Unterstützung.

Umsetzen

Nun beginnt die spannende Phase im ganz Konkreten. Das ist ein bisschen wie Weihnachten: Auswahl der Möbel, Bemusterung, Kabelmanagement. Und dann kommt der Einrichter und liefert und montiert. Alles ist spannend und neu – Aufbruchsstimmung. In dieser Phase erhalten die Mitarbeitenden auch eine Einweisung in ihre Arbeitsplätze. Benimm-Regeln haben sich eventuell auch verändert aufgrund der veränderten Raumstruktur. In einer offenen Raumstruktur herrschen andere Regeln des Zusammenarbeitens als in einem Einzelbüro.

Am Ende kommen der Champagner und die Freude darüber, dass alles geklappt hat. Die Belegschaft macht sich mit ihren neuen Arbeitsplätzen vertraut und genießt die neue Wohlfühlatmosphäre. Zusammenarbeit, Teamspirit und Kreativität gehen Hand in Hand. Mobilität und Flexibilität erzeugen neue Formen der Kollaboration. Schwarmintelligenz kann entstehen.

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