Digitales Vertragsmanagement - einfach, sicher und effizient

Erfahren Sie, was eine zeitgemäße digitale Vertragsverwaltung ausmacht und wie Sie ECM-System unternehmensweit alle Vertragsprozesse im Blick behalten. 

Die Zahl der Verträge steigt stetig und oft liegen die Verträge den zuständigen Mitarbeitern oder Fachabteilungen gar nicht oder nur unvollständig vor, weil sie über verschiedene Abteilungen oder Unternehmensstandorte verstreut sind. Bei der herkömmlichen, papiergebundenen Vertragsverwaltung ist die Über­wachung von Fristen und Vereinbarungen oft mit großem Aufwand verbunden. Ein systema­tischer und schneller Zugriff auf alle benötigten Unterlagen und Informationen ist so unmöglich und der Überblick geht schnell verloren.

Ein digitales Vertragsmanagement hilft Ihnen bei der Verwaltung und Überwachung all Ihrer ein- und ausgehenden Verträge. In Verbindung mit einem ECM-System laufen alle Daten und Informationen Ihres Unternehmens an zentraler Stelle zusammen.

Enterprise-Content-Management (ECM) steht für ein umfassendes intelligentes Informations­management. ECM umfasst alle Technologien, Methoden und Werkzeuge, um sämtliche Informationen eines Unternehmens (Dokumente, Daten, Bilder, Videos etc.) zu erfassen, zu digitalisieren, zu speichern, zu verwalten und bereitzustellen. Dadurch lassen sich nahezu alle Unternehmensprozesse optimieren. Wer also nicht nur seine Vertragsverwaltung, sondern ganze Fachbereiche oder gar das komplette Unternehmen digitalisieren will, kommt an einem ECM-System nur schwerlich vorbei.

Professionelles Vertragsmanagement mit ELO

Innerhalb der ELO ECM Suite stellt die Business Solution ELO Contract für jede Phase eines Vertrages eine standardisierte Vorgehensweisen als Beste-Practice-Ansatz bereit. Dadurch profitieren Sie von einer schnell einsatzfähigen Lösung. Selbstverständlich kann diese aber auch mit geringem Aufwand an Ihre persönlichen Anforderungen angepasst und erweitert werden.

So funktioniert digitales Vertragsmanagement mit ELO – in 5 Minuten erklärt

ELO Contract erfasst jeden Vertrag sowie die dazugehörenden Informationen und speichert ihn zentral und revisionssicher in einer Vertragsakte ab. Zur besseren Organisation der Daten und um die Übersichtlichkeit zu garantieren, wird zusätzlich eine Struktur automatisch in der Vertragsakte angelegt. Per Drag-and-Drop können Sie dann alle zu einem Vertrag gehörenden Dokumente (z. B. Vertragsentwürfe, Korrespondenzen) der Vertragsakte hinzufügen. Neu zu verhandelnde oder abzuschließende Verträge lassen sich direkt im Vertragsmanagement-Programm erstellen. Hierbei werden Sie durch zahlreiche Assistenten, Vorgaben und Musterverträge unterstützt.

Fazit: 

Ein digitales Vertragsmanagement unterstützt Sie automatisch in allen Vertragsphasen: vom ersten Entwurf, über Freigabe von Neuverträgen bis zum Abschluss und der späteren Archivierung. Auch die Überwachung bestehender Verträge und Fristen, ebenso wie die Auswertung und das Controlling aller Vertragskonditionen deckt ELO Contract für Sie ab. Durch die zentrale Ablage in eine Vertragsakte sind alle relevanten Dokumente an einer Stelle gesammelt und nur berechtigte Personen haben darauf Zugriff. Damit lässt sich der Datenschutz problemlos gewährleisten.

Als Experte für Enterprise Content Management stehe ich Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung. Sprechen Sie mich einfach an oder vereinbaren Sie direkt einen Beratungstermin.