Digitale Raumbuchung

Überblick und schnelles Buchungsmanagement

Eine neue Art der intelligenten digitalen Raumbuchung hält mehr und mehr Einzug in Firmen- und Verwaltungsgebäuden und erleichtert die effiziente Terminplanung. Mit einer Raumverwaltungs-Software endet die oft Nerv tötende Suche nach geeigneten freien Räumen, um etwa spontan ein Projekt mit Teamkollegen oder Kunden zu besprechen. 

Informationen zu Belegungsstatus und Raumkapazität für alle sichtbar

Viele kennen die verzweifelte Suche, noch schnell für Mittwochvormittag einen Meeting Raum zu finden. Meist sind schon alle vorsorglich von den Kollegen blockiert, wird dann aber gar nicht genutzt. Doch wie soll man das auf die Schnelle herausfinden, um eine Doppelbelegung zu vermeiden? Ein Raumbuchungstool hilft hier weiter und schont die Nerven. Das einfach zu bedienende Raumbuchungssystem gibt Einblick in alle (Sitzungs-)Räume des Unternehmens, zeigt den Belegungsstatus und die Kapazität der Räume an und zeigt außerdem, wie der Raum ausgestattet ist. 

Hybride Meetings und eine neue Art des Arbeitens erfordern eine moderne Art der Raumbuchung. Was früher die Excel- oder Word-Tabelle der Empfangsdame leistete, übernimmt heute dieses digitale Tool, das einfach, schnell und übersichtlich die Buchung von Meeting Räumen, einzelnen Arbeitsplätzen, Besuchermanagement und sogar Catering verwaltet und darstellt und damit auch die Organisation von Verpflegung deutlich vereinfacht.

Raumbuchungstool ermöglicht flexibles und kollaboratives Arbeiten

Das intelligente Buchungstool unterstützt Firmen und Verwaltungen, die zunehmend geeignete, abwechslungsreiche Begegnungs-Räume und Arbeitsplätze brauchen und ermöglicht ein offenes, hybrides Arbeiten in kleinen und großen Teams – und zwar schnell und unkompliziert. Gefragt sind Brainstorming-Räume, Konzentrationsräume, einzelne Arbeitsplätze oder andere kreative oder auch repräsentative Räume, die jeder jederzeit nutzen kann. Ein gutes Raumverwaltungssystem beendet die endlose Suche nach einem freien Arbeitsplatz und niemand wird mehr bei einer Besprechung gestört. Und wenn eine Gruppe nicht erscheint, wird der Raum automatisch wieder freigegeben. Das Display am Eingang zeigt den aktuellen Status an.

Verwalten und Kontrollieren mit Bewegungssensoren

Dank der Raumsteuerung lassen sich die technischen Einrichtungen des Raums wie Beleuchtung, Ton, Bildschirme usw. verwalten. Fehlt etwas im Raum oder gibt es Probleme mit der Ausstattung, lässt sich dies einfach über den Control-Bildschirm melden. Raumsensoren, die optional implementiert werden können, messen die Belegung – wenn sie nach einer bestimmten Zeit keine Bewegung messen, wird der Raum automatisch für den nächsten Nutzer freigeschaltet bzw. die Nutzung lässt sich individuell nachjustieren. Und bei Bedarf lässt sich auch ein Catering locker hinzubuchen. Es war noch  nie so einfach, Meeting-Räume zu organisieren.

Überblick über häufig oder selten gebuchte Räume und Arbeitsplätze

Sie kennen es bestimmt auch: Bestimmte Bereiche eines Firmengebäudes sind zu bestimmten Tageszeiten zu überfüllt oder auch selten genutzt. Anhand der Informationen der Bewegungssensoren und mithilfe der Displays der Raumbuchungssoftware können die Kolleginnen und Kollegen nun sehen, wie viele Menschen sich in einem bestimmten Stockwerk aufhalten und ihren Platz für den Tag entsprechend wählen. Auch das Belegungsmanagement der Schreibtische funktioniert auf dieselbe Art und Weise. So lässt sich auch statistisch erfassen, wieviele Menschen welche Räume am meisten nutzen und wie man die weniger gebuchten Räume besser auslasten kann. Man erhält über diese Datenanalyse einen besseren Einblick in die tatsächliche Belegung der Büros, Räume und Arbeitsplätze. Zusätzlich haben die Mitarbeiter*innen die Sicherheit, dass sie auf jeden Fall den richtigen Besprechungsraum für ihre Anforderungen erhalten und bereits vor Betreten des Office sogar wissen, an welchem Platz sie sitzen. Diese zusätzliche Planungseffizienz spart Zeit. 

Moderne digitale Besucherverwaltung

Auch Gäste und Besucher genießen übrigens die professionelle Art den Weg zu weisen. Sie erhalten ebenfalls einen sofortigen Überblick über die Verfügbarkeit der Sitzungsräume und vermissen wohl eher nicht den traditionellen, unzeitgemäßen Empfang mit einer Registrierungsliste auf Papier.

Mithilfe eines modernen digitalen Besucherregistrierungssystems lässt sich zudem der gesamte Prozess, von der Einladung bis zur Abreise, bequem durchführen und rationalisieren. Dieser professionelle Empfang beeindruckt die Besucher und setzt auch ein Signal für eine professionelle Zusammenarbeit.

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Zu Rafael Frey

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