Prozesse digitalisieren führt zu spürbarer Entlastung

Mit einem Klick schnell Informationen finden – so sorgen Sie für Effizienz im Unternehmen

Die Komplexität von Prozessen in der Verwaltung reduzieren – das sind der dringliche Wunsch und eine der aktuellen Haupt-Hausaufgaben vieler Firmen. Prozesse zu digitalisieren steht in vielen Betrieben derzeit an. Das Ziel: Digital Lean Administration und damit schlanke digitalisierte Prozesse, um schneller, flexibler und effizienter auf Markt- und Kundenanforderungen zu reagieren.

Das Umsteigen ist denkbar einfach. Doch immer noch erscheint für viele die Hürde zu hoch. Die Sorge, komplexe, teure, neue IT-Giga-Projekte aufzubauen, die zudem vielleicht erstmal vertraute Abläufe lahmlegen, hält viele kleine und mittlere Unternehmen, Handwerksbetriebe und Selbständige zurück, so eine Umfrage der Bitcom, dem Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche. Diese Sorge ist jedoch unbegründet. Der Schritt in die Digitalisierung ist einfach, niederschwellig und günstig und wird von einem sofortigen Erfolg gekrönt. Was könnte der erste Schritt in die Einführung digitaler Prozesse sein?

Intelligentes Informationsmanagement durch digitale Archivierung

Unternehmensprozesse optimieren beginnt bei der digitalen Archivierung von Dokumenten. Ein sogenanntes Enterprise-Content-Management (ECM) ermöglicht dabei, Dokumente, Daten und Informationen aller Art zu suchen, mit Workflows zu verknüpfen, über Collaboration-Tools zu diskutieren oder mit Analysetools auszuwerten. Und so lassen sich flugs Dokumente finden und analysieren. Ein ECM-System ist eines der Herzstücke der IT-Landschaft im Unternehmen. Es ist sozusagen das Synonym für ein umfassendes intelligentes Informationsmanagement. Und es ist ein leichter Einstieg, der das Unternehmen schon sehr weit nach vorne bringt in Sachen digitale Prozesse. Dokumente werden einfach und sicher abgelegt und werden einfach und sicher gefunden.

Durchlaufzeiten, Suchzeiten, Wartezeiten – alles jetzt viel schneller

Mit einem digitalen Archiv lassen sich Durchlaufzeiten, Suchzeiten und Wartezeiten im Unternehmen deutlich reduzieren. Mitarbeiter können von überall darauf zugreifen und schnell reagieren. Dadurch lassen sich neue Potenziale in einer Firma heben. Ein digitales Informationsmanagement sorgt für Sicherheit, Effizienz und Einfachheit. Es erleichtert die Zusammenarbeit, gewährt die DSGVO-Sicherheit und macht alle Abläufe von Angebot bis Faktura schneller und einfacher. Die firmeninterne Informationsbeschaffung auf einer zentralen Plattform erleichtert betriebliche Abläufe zum Beispiel durch eine intuitive Suche, ähnlich wie bei google. Man muss nicht umständlich irgendeinen Kollegen suchen und fragen, sondern tippt einfach in der Suchmaske das Schlüsselwort ein. Natürlich sind die Rechte, wer wo zugreifen darf, vorab geklärt und installiert. 

Wie kann ich ein ECM System schnell und sicher aufbauen?

Vorab schauen wir uns von STREIT systec zusammen mit unserem Kunden die Prozesse an und analysieren diese sehr genau. Dadurch lässt sich der exakte Bedarf ermitteln. Und so lässt sich auch das Potenzial identifizieren, das durch das Implementieren eines ECM freigelegt wird. Eine genaue Analyse im Vorfeld ist daher eminent wichtig und zielführend. Dann folgen Feinkonzept, Implementierung, Probedurchlauf und Schulungen.

Egal, ob ein User oder eintausend: Ein intelligentes ECM ist jederzeit skalierbar von ganz klein bis ganz groß und eignet sich vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum großen mittelständischen globalen Player.  

„Look and feel - Unsere Software von ELO ist wirklich easy. Man kann sofort selbstständig damit arbeiten. Vom ersten kostenlosen Beratungsgespräch bis zur abgeschlossenen Implementierung durch STREIT vergehen gerade mal zwei bis drei Wochen. Danach kann der Kunde selbständig loslegen. Und siehe da: Es ist alles plötzlich spürbar leichter im Betrieb."

Hier finden Sie weitere Informationen rund um ECM und STREIT

März 2022