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Volksbank Breisgau Nord eG

Die Volksbank Breisgau Nord eG setzt auf sicheres Drucken
Durchgängiges Konzept aus Hardware und Software von HP

„Mit HP JetAdvantage Security Manager sind wir heute in der Lage, die neuen regulatorischen Mindestanforderungen an das Risikomanagement der Banken, kurz MaRisk, der Bundesanstalt für  inanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) zu erfüllen. MaRisk fordert von den Banken sichere IT-Systeme – und dazu zählen nicht nur Server und PCs, sondern auch Drucker.“
Simone Rudmann, IT Manager der Volksbank Breisgau Nord

Sicherheit ist oberstes Gebot

Mit einer durchgängigen Lösung von HP, bestehend aus Hardware und Software, hat die Volksbank Breisgau Nord ihre Drucker-Flotte sicher gemacht: Die Geräte sind mit SafeCom Software für vertrauliches Drucken per Pull Printing sowie mit HP JetAdvantage Security Manager für die Überwachung des Einhaltens von Richtlinien ausgestattet. Die Lösung ist von der Fiducia & GAD IT AG zertifiziert.

 

Herausforderung

Steigende Anforderungen an das sichere Drucken
Mit rund 80.000 Kunden und 44.000 Mitgliedern ist die Volksbank Breisgau Nord ein wichtiger Wirtschaftsfaktor in der Region im Südwesten Baden-Württembergs. Das Geschäftsgebiet reicht von Bötzingen bis ins Elztal und vom Kaiserstuhl bis Glottertal. Das Finanzinstitut, das 330 Mitarbeiter in 23 Standorten beschäftigt, weist eine Bilanzsumme von 1,6 Mrd. Euro auf.

Volksbank Breisgau Nord

„Als Bank sind wir per Gesetz verpflichtet, viele Dokumente in Papierform zu erzeugen - vor allem, Dokumente, die wir an Kunden aushändigen, also Informationen oder Verträge. Eine hohe Druckqualität und farbige Ausdrucke sind hier Pflicht “, sagt Simone Rudmann, IT Manager der Volksbank Breisgau Nord. „Doch die Tendenz geht im Backoffice ganz klar zur Digitalisierung von Dokumenten.“

Durch diese Entwicklung haben sich auch die Anforderungen des Finanzinstituts an die Druckerlandschaft in den vergangenen Jahren grundlegend verändert: Hochwertige Farb- statt Schwarz-Weiß-Ausdrucke sind im Kundenbereich gewünscht. Und statt einfacher Arbeitsplatzdrucker sind zentrale Multifunktionsgeräte gefragt, mit denen sich sowohl Dokumente digitalisieren und einfach archivieren sowie interne Prozesse  effizienter gestalten lassen. „Nicht zuletzt durch die zentrale Positionierung von Multifunktionsgeräten in den Gebäuden steigen auch die Anforderungen an die Sicherheit“, so Rudmann.

„Dieses Thema steht bei mir bereits seit längerem ganz oben auf der Agenda, wenn es um die Drucker-Flotte geht. Schließlich sind die Geräte heute im Grunde Computer, über die geschäftskritische und personenbezogene Daten ausgetauscht werden. Diese gesamte Infrastruktur müssen wir gegen ungewünschte Manipulationen aller Art absichern. Als regionale Bank, die fest in der Region verankert ist, können und wollen wir uns nicht erlauben, dass geheime Daten nach außen gelangen.“

Durchschnittlich 200.000 Seiten werden in der Volksbank Breisgau Nord jeden Monat gedruckt. Dabei besteht die Drucker-Flotte seit einigen Jahren vorwiegend aus Geräten von HP. Um den Support der Hardware und die Versorgung mit HP Verbrauchsmaterialien kümmert sich der HP Partner Streit Service & Solution.

Lösung

HP-Multifunktionsdrucker in Kombination mit Sicherheits-Software Als vor einiger Zeit für das Gros der Druckermodelle die Wartungsverträge ausliefen, beriet die IT der Volksbank Breisgau Nord gemeinsam mit den Experten von Streit über die künftige Ausrichtung der Druckerflotte – entsprechend der aktuellen Anforderungen aus dem Business, technisch wie  betriebswirtschaftlich, sowie der Anforderungen im Hinblick auf Security-Aspekte.

„Bei den Gesprächen hat sich herauskristallisiert, dass wir unsere Druckerflotte stark konsolidieren und verstärkt zentrale Multifunktionsgeräte mit Workflow-Einbindung nutzen wollten. Da uns dabei wichtig war, dass die neuen Multifunktionsgeräte schnell farbig drucken können, sind wir bald zu dem Entschluss gekommen, dass HP PageWide Enterprise Color Flow Multifunktionsgeräte mit der neuen Tintentechnologie für die meisten Standorte im Unternehmen die beste Wahl sind“, erinnert sich die IT-Managerin.

„Durch die Geräte mit HP PageWide Technologie würde es uns möglich werden, die Gesamtkosten für die Drucker-Flotte deutlich zu senken – ohne Einbußen im Hinblick auf Druckgeschwindigkeit und -qualität zu haben. Gleichzeitig würden uns die beiden SoftwareLösungen HP JetAdvantage Security Manager und Nuance SafeCom die größtmögliche Sicherheit ermöglichen. Diese Kombination aus Geräten und Security-Software ist einmalig bei HP, wie unsere Recherchen gezeigt haben.“ Ein weiteres Sicherheitsfeature hat die HP Webjet Admin Software, die für die Verwaltung und Konfiguration der Drucker im Netzwerk zuständig ist, mit Funktionen wie der Festplattenverschlüsselung und der Verteilung von Zertifikaten.

Bei den Geräten mit HP PageWide Technologie kommt pigmentierte Tinte zum Einsatz.
Ihre Gesamtkosten – Anschaffung, Verbrauchsmaterialien und Stromkosten – liegen rund 50% unter denen von Laserdruckern.

Rudmann war schon im Vorfeld so überzeugt von den HP PageWide Enterprise Color Flow Multifunktionsgeräten, dass sie gerne ein paar Monate darauf wartete. Dies war notwendig, da Fiducia & GAD IT als zentraler IT-Dienstleister der Volks- und Raiffeisenbanken den gewünschten Gerätetyp – HP PageWide Enterprise Color Flow MFP 586z – zum damaligen Zeitpunkt noch nicht freigegeben hatte.

Neben diesen Geräten entschied sich die IT der Volksbank Breisgau Nord gemeinsam mit den Experten von Streit noch für drei verschiedene HP LaserJet Drucker, zum Teil ebenfalls ausgestattet mit Flow-Funktionalitäten. Sie werden vor allem dann genutzt, wenn Fachbereiche im A3-Format drucken wollen, ein hohes Druckaufkommen oder erhöhte Anforderungen an die Druckqualität haben. Gemeinsam mit Streit wurde das Design der neuen Druckerflotte erstellt: Dabei wurde festgelegt, an welchem Standort welches Gerät installiert werden sollte. Vor allem die Laufwege der Mitarbeiter wurden wegen der Konsolidierung dabei ins Kalkül gezogen, um so eine höchstmögliche Akzeptanz der Mitarbeiter und effiziente Prozesse zu erreichen.

Vorteile

BaFin-konforme Sicherheit beim Drucken
Insgesamt hat die Volksbank Breisgau Nord durch das neue Konzept die Zahl der Geräte von rund 170 auf 63 reduziert. Welches der Geräte die Mitarbeiter nutzen, ist ihnen heute im Prinzip freigestellt: Alle Geräte sind mit einem Kartenscanner ausgerüstet, sodass die Mitarbeiter ihre Druckaufträge nur abholen können, wenn sie sich an einem Gerät mit Ihrer Karte authentifizieren.

Volksbank Breisgau Nord „Mit diesem Pull-Printing-Konzept, das wir mit der SafeCom Software realisiert haben, stellen wir die Vertraulichkeit der Ausdrucke sicher“, erklärt Rudmann. „Außerdem ermöglichen wir unseren Mitarbeitern damit eine hohe Flexibilität: Die Kundenberater sind in der Regel in vielen Geschäftsstellen unterwegs, sodass sie heute Dokumente immer bequem direkt vor Ort ausdrucken können, ohne dass wir in der IT jedes Mal einen Drucker für sie einrichten müssen. Die Mitarbeiter drucken einfach in die Wolke hinein und holen ihre Ausdrucke sicher dort ab, wo sie sie gerade benötigen oder wo es passend für sie ist.“

Über die SafeCom-Lösung hat die Volksbank Breisgau Nord auch die Steuerung der GeräteDisplays umgesetzt: Hier sind für jeden Mitarbeiter die persönlichen Einstellungen auf dem Display hinterlegt: Welche Buttons für ihn zugänglich sind, welche Funktionalitäten er nutzen darf, ob er schwarz-weiß oder farbig drucken darf.

Auch das gesamte Reporting der Drucker-Flotte  wickelt die IT heute über SafeCom ab.

„Mit HP JetAdvantage Security Manager sind wir darüber hinaus heute ausreichend geschützt vor Angriffen von außen und Gerätemanipulationen sowie für den Nachweis der Einhaltung von Compliance-Richtlinien“, freut sich Rudmann.

HP JetAdvantage Security Manager ermöglicht uns die Sicherheitseinstellungen der Geräte festzulegen und gegebenenfalls zu korrigieren, um die Einhaltung vorgegebener Unternehmensrichtlinien zu sichern. Rudmanns Team muss dabei nicht eingreifen; die IT-Administratoren werden bei Abweichungen über die Software informiert. „Mit HP JetAdvantage Security Manager sind wir heute in der Lage, die neuen regulatorischen Mindestanforderungen an das Risikomanagement der Banken, kurz MaRisk, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) zu erfüllen“, betont Rudmann. „MaRisk fordert von den Banken sichere IT-Systeme – und dazu zählen nicht nur Server und PCs, sondern auch Drucker“, stellt Rudmann klar.

Neben der Sicherheit kann sich auch die finanzielle Seite der neuen Drucker-Flotte sehen lassen: Die Kosten hat die Volksbank Breisgau Nord eG durch die Konsolidierung und den Einsatz der energieeffizienten HP PageWide Technologie um 40% gesenkt.

Download: http://www8.hp.com/h20195/v2/GetPDF.aspx/4AA6-9065DEE.pdf Logo HP