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Jahresvorsätze 2021

Endlich digital archivieren

Mit der Schaffung eines digitalen Archivs ist ein hoher Nutzen verbunden, den leider noch viele Unternehmen nicht erkennen. Wir haben uns deshalb bei Streit näher angeschaut, wie hoch der Aufwand einerseits und wie hoch der Return-on-Investment (ROI) andererseits sind.

Buchhaltung profitiert am meisten

Die Wirtschaftlichkeit einer Archivierungssoftware ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und variiert sogar von Abteilung zu Abteilung. Buchhaltung oder Controlling profitieren meist deutlich mehr von einem digitalen Archiv als das Marketing. Warum? In diesen Abteilungen haben die Mitarbeiter viel häufiger mit der Ablage und Suche nach Dokumenten bzw. Informationen zu tun.

Unser Tipp

Starten Sie zunächst ein digitales Dokumentenmanagement dort, wo es besonders dokumentenintensiv zugeht. Neben der Buchhaltung kommen oft auch im Personalwesen oder im Vertrieb das Ablegen und Suchen von Dokumenten häufig vor. Aber besonders die Verarbeitung von Rechnungen, die eingehen, bietet große Potenziale zur Effizienzsteigerung. Mit der entsprechenden Software, die einzelne Schritte automatisiert, lässt sich schnell ein ROI erzielen.

Zwei Stunden suchen oder in wenigen Sekunden fündig werden?

Mitarbeiter suchen im Durchschnitt täglich bis zu zwei Stunden nach Dokumenten. Das sind 25 Prozent – also ein Viertel – des Arbeitstages! Dabei könnte sich dieses Suchen mittels Dokumentenmanagement-Software auf wenige Sekunden reduzieren lassen!

Rechtssichere Archivierung

Die rechtlichen Vorgaben zur Archivierung sind wichtige Kriterien. In Deutschland gelten hier nicht nur HGB und BGB, sondern zum Beispiel auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Auch die Datenschutz-Grundverordnung oder das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ müssen beachtet werden.

Um all diese rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, sollte das Archivsystem aus einer Kombination von Datenbank, Archivierungssoftware und Speicher bestehen. Damit die Daten auch tatsächlich revisionssicher archiviert sind, müssen sie zwar gelesen werden können, dürfen sich aber nicht verändern lassen.

Wie beginnen?

Es gibt also viele gute Gründe, warum sich der Umstieg auf ein digitales Archiv fast immer bezahlt macht. Bei der Auswahl einer Software sollten Sie darauf achten, dass diese möglichst skalierbar ist und auch auf andere Unternehmensbereiche ausgeweitet werden kann. So vermeiden Sie spätere Integrationsprobleme. Vermeiden Sie eine Insellösung! Diese ist langfristig teuer.

Sie haben Fragen?

Streit hat sich in den letzten Jahren zu einem Experten für digitale Archivierung weiterentwickelt. Streit Service & Solution treibt bereits seit einigen Jahren ganz gezielt die firmeneigene Digitalisierung voran. Zugleich unterstützt das Hausacher Unternehmen viele andere zumeist mittelständische Firmen beim digitalen Wandel. Das umfangreiche Know-how – geben wir gerne weiter.

Streit arbeitet im Bereich Business Solutions mit ELO zusammen. ELO ist einer der führenden Hersteller von Systemen für Enterprise-Content-Management. Streit selbst hat hausintern ebenfalls komplett auf die ELO ECM Suite umgestellt und damit Archivierung, Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Kollaboration und Kommunikation auf einer einzigen Plattform userfreundlich gebündelt.

Sie suchen Unterstützung oder sind einfach neugierig geworden?

Nehmen Sie einfach hier ganz unkompliziert Kontakt mit uns auf

 

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