Erfolgreich digitales Neuland betreten mit ELO und STREIT

Langlotz Gebäudereinigung in Friesenheim 

Die Firma Langlotz Gebäudereinigung in Friesenheim hat erfolgreich den Sprung in die Digitalisierung gewagt: Mit der Unterstützung von STREIT systec hat das Unternehmen die ELO ECM Suite installiert und damit Abläufe und Kommunikation in der Firma deutlich verbessert. „Wir fühlten uns sehr gut betreut von der Firma STREIT“, so Geschäftsführer Christian Pristl. Jetzt erleichtern u.a. eine digitale Archivierung und eine automatisierte Dokumentenbearbeitung (im ersten Schritt für die Ein- und Ausgangsrechnungen) sowie ein digitales Ablagesystem die tägliche Arbeit. 

Vorher ganz klassisch unterwegs mit viel Papierverbrauch

Nach einer Live Demo vor Ort und einem anschließenden gemeinsamen Projektierungs-Workshop in Hausach stand die Entscheidung fest: Der Einstieg in die Digitalisierung mit ELO konnte starten. Denn zuvor war das Unternehmen „ganz klassisch unterwegs gewesen“, so Christian Pristl, man arbeitete vorwiegend mit viel Papier, das in diversen Ordnern abgeheftet wurde. Das Enterprise Content Management (ECM) von ELO automatisiert jetzt die Geschäftsprozesse, verschafft Zeit und fördert die Zusammenarbeit. Damit haben sich auch die Wünsche von Christian Pristl erfüllt: Ziel waren ein digitales Belegarchiv für relevante Geschäftsdokumente, digitale Workflows, Revisionssicherheit sowie überschaubare Investitionskosten.

Deutliche Einsparungen mit ELO

Mit ELO wurde u.a. ein Angebots-Workflow aufgebaut, so dass eingehende Aufträge papierlos bearbeitet werden.  Die Auftrags- bzw. Arbeitsscheine des Reinigungspersonals werden außerdem jetzt digital erfasst und archiviert. Auch der Status von Rechnungsausgängen und -eingängen ist nun durch die digitalisierte Ablage jederzeit transparent verfolgbar. „Hier sehen wir auch deutliche Einsparungen, denn wir sparen bei unseren Rechnungsstellungen viel Papier sowie das Kuvertieren und die Portogebühren“, so Corinna Tussing, Prokuristin bei Langlotz und für die Einführung von ELO verantwortlich.

Automatisierte Workflows ersetzen viele analoge Schritte

Die vielen einzelnen analogen Schritte, die früher durchgeführt wurden, sind jetzt Makulatur. Hatte man bislang Rechnungen von Hand zu Hand weitergereicht, geprüft, abgehakt und beglichen und schließlich im Ordner abgeheftet, so erledigt heute ein digitaler automatisierter Workflow all diese Schritte. Auch die Skontofristen sind durch den Workflow und die damit schnellere Verarbeitung gesichert.   

Große Zufriedenheit durch stabile Prozesse

Bei der Firma Langlotz ist man sehr zufrieden. STREIT hatte Schnittstellen entwickelt zum ERP System und individuelle Konfiguration vorgenommen. Die schnelle und einfache Umsetzung mit STREIT systec hat die Hürde der Digitalisierung minimiert und für eine schrittweise und schnelle Inbetriebnahme gesorgt. So macht Digitalisierung Spaß. Eine sichere Dateiablage und stabile und verlässliche Prozesse schaffen seither Freiräume.

Der Aufwand hat sich gelohnt

„Das war erst der Einstieg“, sagt die Prokuristin der Gebäudereinigungsfirma. „Wir werden das alles noch weiter ausrollen und u.a. auch auf das Personal, die Verwaltung sowie die Steuerung unserer Objekte und die Materialwirtschaft ausdehnen.“ Dass die Umstellung zunächst auch eine Herausforderung war, ist rückblickend in Ordnung. „Wir mussten erst einmal die technischen Voraussetzungen schaffen und auch in eine neue Hardware investieren“, so Christian Pristl. Doch der Aufwand und die Umstellungsschwierigkeiten haben sich gelohnt. „Es braucht eine gewisse Zeit, bis alles rund läuft. Mittlerweile sind wir alle sehr überzeugt, obwohl wir uns noch mitten im Umsetzungsprozess befinden“, sagt der Geschäftsführer von Langlotz und schaut optimistisch auf die nächsten Digitalisierungsschritte.